Noen ganger kan det være ganske enkelt å oppdage barrierer for kommunikasjon på jobben. Når feilkommunikasjon ikke blir adressert, kan du se det i form av konflikt på arbeidsplassen eller redusert produktivitet. Det er en tendens til at feilkommunikasjon skjer når det er lite gjennomsiktighet. Og noen ganger kan dette være utilsiktet.

Excellence gjør vanlige ting ekstraordinært bra. - John W. Gardner

Mange tror de er effektive kommunikatorer fordi de gikk på skole eller har en viss arbeidserfaring, men i virkeligheten sliter de fremdeles med å påvirke andre med sitt budskap. Resultatet av ineffektiv kommunikasjon er savnet mulighet, tapt tid og bortkastede ressurser - alt fordi de ikke hadde samtaler med stor innvirkning.^[1]

Du kan legge merke til en rekke faktorer som påvirker klar, effektiv og gjennomsiktig kommunikasjon på jobben: personlige egenskaper, fysisk avstand, selve budskapet, kontekst, sjargong og kultur. Nedenfor er det 7 måter å sikre effektiv kommunikasjon på jobben, slik at du kan skape et effektivt, produktivt og inkluderende arbeidsmiljø.

1. Kjenn publikum godt

Å forstå publikum er viktig for effektiv kommunikasjon på jobben. Dette gjelder verbal og skriftlig kommunikasjon, presentasjoner, daglige e-poster, kunngjøringer for hele selskapet eller statusoppdateringer på prosjekter.

Hvorvidt meldingen din blir kommunisert effektivt eller godt mottatt, stammer fra å forstå hva publikum bryr seg om.

• Hvem målretter du med kommunikasjonen din?
• Hva er meningen med meldingen din?
• Hva trenger de å vite?
• Hva trenger du at de skal gjøre?
• Hva er den beste måten å formidle budskapet til publikum?
• Hvordan vil publikum oppfatte eller tolke budskapet?
• Hvordan vil publikum føle, tenke og reagere når de mottar meldingen din?

For å svare på disse spørsmålene, må du planlegge, undersøke og observere atferdene til publikum. For eksempel vil din tilnærming til kommunikasjon med teamet eller kolleger trolig være annerledes enn hvordan du kommuniserer til lederen din fordi disse gruppene har forskjellige interesser.

2. Søke å forstå situasjonen og avklare

Ta deg tid til å være gjennomtenkt og forsettlig. Før du kommuniserer på jobben, er det viktig å ta en pause, forstå situasjonen, avklare og ha empati. Her er noen tips som hjelper deg med å kommunisere effektivt på jobben:Reklame

Være nysgjerrig . Still åpne spørsmål som begynner med ‘hva’ og ‘hvordan’ for å samle informasjon. Folk har en tendens til å være mer beskrivende med svarene sine. Deretter kan du stille spørsmål med åpne avslutninger for å få mer sammenheng. Jo mer du forstår, desto mer sannsynlig vil du være i stand til å skreddersy et passende budskap som gjenspeiler publikum.

Lær som et barn. Normalt har barna ingen forkunnskaper om hva de skal lære. Det er en følelse av ydmykhet i deres læringsmetode. Ta den samme tilnærmingen når du setter deg i skoene til publikum mens du prøver å forstå situasjonen deres. Vær åpen, klar og villig til å se publikums perspektiv.

Sjekk antagelsene dine. Din bredde av erfaring kan forskyge dine oppfatninger og vurderinger. Utfordre de forutinntatte forestillingene om publikum. Bestem med hvem du trenger å snakke med eller hvilken forskning du trenger å utføre for å sjekke om antagelsene dine er sanne. Sørg for at du skaper rom for forståelse før du hopper til handling.

Vær inkluderende. Folk vil tilhøre, føle seg inkludert og verdsatt på arbeidsplassen. Vær omtenksom for å sikre at alles ideer blir fanget. Hvis du for eksempel er på et møte og ber om innspill, må du sørge for at det er tilstrekkelig tid for alle å dele svaret. Hvis du går tom for tid, oppgir du i møtet at du vil få kontakt med dem senere.

3. Lytt på flere nivåer

De fleste mennesker lytter ikke med den hensikt å forstå; de lytter med den hensikt å svare - Stephen R. Covey

Du er sannsynligvis kjent med disse grunnleggende aktive lyttetips . Når vi føler oss overveldede når vi møter frister, prioriterer eller oppretter, er det imidlertid enkelt å være på autopilot og savne viktige meldinger som kan hjelpe deg med å kommunisere effektivt på jobben. Nedenfor er påminnelser om å fortsette å øve:

Omskriv. Bekreft din forståelse av meldingen ved å gjenta den eller omformulere den med dine egne ord. Hvis det er avvik mellom partene, er dette tiden for å avklare.

Sonde. Still spørsmål hvis du føler at det mangler informasjon som du kanskje trenger.Reklame

Avklare. Hvis du ikke helt forstår noe, spør.

Huske. Prøv å huske poeng som er viktige for publikum. Denne informasjonen kan brukes i fremtiden og viser publikum at du brydde deg og lyttet aktivt.

Å være en effektiv kommunikator på jobben betyr at du må være tilpasset dine aktive lytteferdigheter. Husk å:

• Ha empati.
• Forstå andres oppfatninger, ikke bare dine egne.
• Mål følelser og reaksjoner, og andres.
• Kjenn dine verdier og tro, og andres.
• Observer ikke-verbale kommunikasjonstegn som kroppsspråk.

4. Gjennomgå hvordan du mottar tilbakemelding

Hvordan du får tilbakemelding påvirker hvordan du reagerer, og påvirker hvor effektivt du kommuniserer tilbake til andre parter. Å være åpen for tilbakemelding og kritikk er lettere sagt enn gjort.^[to]Vi er menneskelige. Når du blir distrahert av livshendelser eller hvis du føler deg presset på jobben, kan du bli defensiv med det minste av kommentarene som kommer din vei.

Sheila Heen og Douglas Stone gir tilnærminger for å forbedre din evne til å absorbere tilbakemeldinger, ta det som er nyttig og vite hvordan du kan bli kvitt det som ikke er nyttig for deg å lære og komme videre.^[3]

Noen av disse strategiene inkluderer følgende:

• Kjenn, forstå og administrer triggere og svar på tilbakemeldinger.
• Skille meldingen fra ‘hvem’ den kom fra.
• Lytt etter rådene i stedet for dommen.
• Fordel tilbakemeldingen i fordøyelige biter.
• Når du søker tilbakemelding proaktivt, vær spesifikk og be om en ting.
• Ta små skritt for å teste ut hva som ble foreslått for deg.

Du har evnen til å lære av tilbakemeldingen og vokse av den. Å bryte ned tilbakemeldingen i bitstykker kan hjelpe deg med å behandle meldingen bedre og være mindre reaktiv i ditt svar.

5. Gi objektive og observerbare tilbakemeldinger

Dette er en av de vanskeligste tingene å gjøre fordi du kanskje ikke vil fornærme andre, kanskje du vil unngå konflikt, du er ikke helt sikker på hvordan du gjør det, du er ikke følelsesmessig klar eller er overskyet av antagelsene dine.Reklame

Situasjonen, atferd, innvirkning (SBI) -modell^[4]kan hjelpe deg med å gi klare og spesifikke tilbakemeldinger:

• Situasjon. Gi sammenhengen. Spør deg selv hva som skjedde, hvor og når.
• Oppførsel. Beskriv oppførselen. Dette er den vanskeligste delen fordi du må sjekke antagelsene dine. For eksempel, å si at du var frekk (subjektiv) kontra at du avbrøt meg (observerbar oppførsel), endrer tilbakemeldingstonen. Å være uhøflig kan ha flere tolkninger mens du kan se når noen har avbrutt deg.
• Innvirkning. Bruk I-uttalelser for å beskrive resultatene av atferden.
• Gå fremover. Hold samtalen i gang for å søke forståelse ved å be dem reflektere. Hva var deres perspektiv? Hva skjedde for dem? Hva skjønte de? Hvordan kan de vokse herfra?

Eksempel 1: ^[5]

I løpet av gårdagens lagmøte, da du holdt presentasjonen din (Situasjon), var du usikker på to av lysbildene, og salgsberegningene dine var feil (Behavior). Jeg følte meg flau fordi hele styret var der. Jeg er bekymret for at dette har påvirket omdømmet til teamet vårt (Impact).

Eksempel 2:^[6]

På klientmøtet mandag ettermiddag sørget du for at møtet startet i tide og at alle hadde delingsdeler på forhånd (Situasjon). All din forskning var riktig, og hvert av klientens spørsmål ble besvart (Behavior). Jeg er stolt over at du gjorde en så god jobb og satte organisasjonen i et godt lys. Jeg er trygg på at vi får kontoen takket være hardt arbeid (Impact).

Å vite hvordan man kan gi klare, spesifikke og observerbare tilbakemeldinger er en viktig ferdighet for å være en effektiv kommunikator på jobben.

6. Oppfølging, bekreft og opprett ansvarlighet

Effektiv kommunikasjon på jobben er ikke en engangshendelse. Du må kontinuerlig overvåke fremdriften og gi kontinuerlig støtte. Ikke glem å erkjenne fremdriften til dine likemenn, lag eller ledere!

Bruk følgende spørsmål for å hjelpe deg med å evaluere effektiviteten av pågående kommunikasjon på jobben:Reklame

• Hvilke muligheter ser du?
• Hvordan kan du justere?
• Hvilke avgjørelser må tas?
• Hvilken støtte kan du gi?
• Hva må du gjøre for å sikre at den nøyaktige meldingen ble mottatt?

7. Bruk 7C’s of Communication

For ethvert kommunikasjonsmedium på jobben, husk 7C-er for kommunikasjon for å finjustere meldingen din:^[7]

• Klar. Hva er hensikten? Er meldingen lett å forstå?
• Konsis. Hva kan du slette? Er det til poenget?
• Betong. Hva er fakta?
• Riktig. Er meldingen fri for feil? Passer det for publikum?
• Sammenhengende. Er det en logisk flyt? Er budskapet konsistent?
• Fullstendig. Er relevant informasjon gitt og er det en oppfordring til handling?
• Høflig. Hva er tonen i meldingen din?

Lær mer om 7Cs her: Effektiv kommunikasjon: Hvordan ikke bli misforstått

Summing Up

Måter å sikre effektiv kommunikasjon på jobben tar praksis og tid.

Hold disse 7 strategiene høyt for å forbedre kommunikasjonen din på jobben, slik at meldingene dine er klare og gjennomsiktige.

1. Kjenn publikum godt
2. Søk å forstå situasjonen og avklar
3. Lytt på flere nivåer
4. Gjennomgå hvordan du mottar tilbakemelding
5. Gi objektive og observerbare tilbakemeldinger
6. Oppfølging, bekreft og opprett ansvarlighet
7. Bruk de 7 C-ene for kommunikasjon

Fortsett å vokse og finjustere ferdighetene dine!

Hva er en ting du kan jobbe med denne måneden for å forbedre kommunikasjonen din på jobben?

Vær spesifikk og utfordre deg selv ved å sette en SMART mål for arbeidsplasskommunikasjon - Spesifikk, målbar, oppnåelig, relevant, tidsbundet!

Mer om arbeidsplasskommunikasjon

• Konflikthåndteringsstiler for effektiv kommunikasjon på jobben
• Hvordan mestre effektive kommunikasjonsferdigheter på jobb og hjemme
• Hvordan jobbe med forskjellige kommunikasjonsstiler på kontoret
• Hvordan forbedre kommunikasjonsferdigheter for suksess på arbeidsplassen

Fremhevet fotokreditt: Brooke Cagle via unsplash.com Reklame

Henvisning