HVORFOR GJØREMÅLSLISTER IKKE FUNGERER (OG HVORDAN DU ENDRER DET)

Hvor ofte føler du deg overveldet og uorganisert i livet, enten du er på jobb eller hjemme? Vi ser alle ut til å slite med tidsstyring på et eller annet område av livet vårt; en av de vanligste setningene i tillegg til at jeg elsker deg, er at jeg ikke har tid. Alle foreslår at du jobber fra en oppgaveliste for å begynne å organisere livet ditt, men hvorfor har disse listene også en negativ konnotasjon for dem?

La oss si at du har et sterkt ønske om å snu denne situasjonen med alle dine gode intensjoner - du kan da ta ut et papir og en penn for å begynne å takle dette immaterielle rotet med en oppgaveliste. Det som vanligvis skjer, er at du enten blir så overveldet av å se alt på listen din, noe som gjør at du føler deg dårligere enn du gjorde før, eller at du lager listen, men er helt fast på hvordan du kan utføre den effektivt.

Oppgavelister kan fungere for deg, men hvis du ikke bruker dem effektivt, kan de faktisk la deg føle deg mer desillusjonert og stresset enn du gjorde før. Tenk på et arkivsystem: konseptet er bra, men hvis du bare arkiverer papirer uten struktur eller system, vil arkivsystemet ha en negativ effekt. Det er det samme med oppgavelister - du kan sette sammen en, men hvis du ikke gjør det riktig, er det en fruktløs øvelse.

Hvorfor noen mennesker synes at generelle oppgavelister ikke fungerer?

De fleste opplever at generelle oppgavelister ikke fungerer fordi:Reklame

De blir så overveldede bare ved å se på alle tingene de trenger å gjøre.
De vet ikke hvordan de skal prioritere elementene på listen.
De føler at de kontinuerlig legger til listen sin, men ikke reduserer den.
Det er en følelse av forvirring når du ser hjemmeoppgaver blandet med arbeidsoppgaver.

Fordeler med å bruke en oppgaveliste

Det er imidlertid mange fordeler ved å jobbe fra en oppgaveliste:

Du har klarhet i hva du trenger for å få gjort.
Du vil føle deg mindre stresset fordi alt du trenger å gjøre er på papir og ute av tankene dine.
Det hjelper deg å prioritere handlingene dine.
Du overser ikke så mange oppgaver og glemmer noe.
Du føler deg mer organisert.
Det hjelper deg med planlegging.

4 gyldne regler for å lage en gjøremålsliste

Her er mine gyldne regler for å lage en gjøremålsliste:

1. Kategoriser

Studier har vist at hjernen din blir overveldet når den ser en liste over 7 eller 8 alternativer; den vil stenge.^[1]Av denne grunn må du jobbe fra forskjellige lister. Del dem inn i forskjellige kategorier, og ikke ha mer enn 7 eller 8 oppgaver på hver enkelt.

Det kan fungere bra for deg å ha en prosjektliste, en oppfølgingsliste og en ikke glem-liste; du vil vite hva som vil fungere best for deg, siden disse titlene vil være forskjellige for alle.Reklame

2. Legg til estimater

Du trenger ikke bare å vite hva som må gjøres, men hvor lang tid det vil ta også for å planlegge effektivt.

Tenk deg på listen din at du har en oppgave som vil ta 30 minutter, en annen som kan ta 1 time, og en annen som kan ta 4 timer. Du må vite øyeblikket du ser på oppgaven, ellers undergraver du planleggingen din, så legg til en ekstra kolonne i listen din og inkluder estimeringen din av hvor lang tid du tror oppgaven vil ta, og vær realistisk!

Tips: Hvis du synes det er en utfordring å estimere nøyaktig, så start med å bygge denne ferdigheten daglig. Beregn hvor lang tid det vil ta å gjøre seg klar, lage middag, gå en tur osv., Og sammenlign deretter dette med den faktiske tiden det tok deg. Du vil begynne å bli mer nøyaktig i dine estimater.

3. Prioriter

For å effektivt velge hva du skal jobbe med, må du ta hensyn til: prioritet, sekvens og estimert tid. Legg til en annen kolonne i listen din for prioritering. Del oppgavene dine i fire kategorier:Reklame

Viktig og haster
Ikke presserende men viktig
Ikke viktig, men haster
Ikke viktig eller haster

Du vil selvfølgelig jobbe med oppgaver som haster og er viktige, men også velger noen oppgaver som er viktige og ikke presserende. Hvorfor? Fordi disse oppgavene normalt er relatert til langsiktige mål, og når du bare jobber med oppgaver som er presserende og viktige, vil du føle at dagen din blir brukt til å slukke branner. Du vil ende opp med å forsømme andre viktige områder som oftest ender med å få negative konsekvenser.

Mesteparten av tiden din skal brukes på de to første kategoriene.

4. Gjennomgang

For å få denne listen til å fungere effektivt for deg, må den bli et daglig verktøy du bruker for å styre tiden din, og du vurderer den regelmessig. Det nytter ikke bare å ha listen for å registrere alt du trenger å gjøre, men du bruker den ikke som en del av din større tidsstyringsplan.

For eksempel: På slutten av hver uke, gå gjennom listen og bruk den til å planlegge uken fremover. Velg hva du vil jobbe med, ta hensyn til prioritet, tid og sekvens, og planlegg deretter disse elementene i kalenderen din. Gylden regel i planlegging: Ikke planlegg mer enn 75% av tiden din.Reklame

Bunnlinjen

Så ta tak i penn og papir og gi deg selv et rolig og klart sinn ved å laste ned alt der inne og på en liste som nå, du har alle verktøyene du trenger for at det skal fungere. Kunnskap er ubrukelig med mindre den blir brukt - hvor dårlig vil du ha mer tid?

Til din suksess!