Det ene møtet er et avgjørende og ofte undervurdert styringsverktøy.

Ikke bare er det en ærlig måte å få kontakt med ansatte og dele den nødvendige informasjonen med dem, men det er også en fin måte å høre deres tilbakemeldinger på.

Det som er enda viktigere - det ene møtet er en mulighet til å forme den ansattes opplevelse og oppfatning av deg som sjef. I mange tilfeller vil det de synes om deg og din ledelsesstil også gjenspeiles i deres mening om hele selskapet eller organisasjonen du representerer.

Å kjøre effektive møter en og en bør være en prioritet for deg som leder eller teamleder. De 11 tipsene i denne artikkelen vil hjelpe deg med å få mest mulig ut av denne viktige tiden.

1. Kom i riktig tankesett

En riktig økt begynner allerede før møtet mens du forbereder notatene og holdningen din til det.

Å se møtet som en uvelkommen distraksjon i den travle dagen vil ikke føre deg langt.

Bruk i stedet noen øyeblikk for å rydde tankene og fokusere på personen du skal møte.

Begynn med å gjennomgå notatene dine fra den forrige en-mot-en med den ansatte, ta en titt på den siste ytelsesstatistikken, merk eventuelle klager eller ros du har mottatt om dem.

2. Gjør en til en-møtene til en vanlig ting

Hyppigheten til en-til-en avhenger i stor grad av bedriftsstørrelse og lederstil. Noen kilder sier at slike møter bør være ukentlig, mens andre sier at en ukentlig eller månedlig tidsplan vil gjøre susen.

En god idé er å sette neste gjentakende møte på slutten av hvert møte slik at begge parter kan planlegge det.

Tenk på frekvensen og lengden som ikke virker for mye for deg eller dine ansatte, men som fremdeles vil være nok til å holde alle i løkken og opprettholde kontinuerlig kontakt.Reklame

Nyansatte bør ha en-mot-en oftere, minst en gang hver uke eller to uker.

Gjentatte en og en økt gjør tilbakemelding deling av en rutine og oppmuntrer til en kultur av ærlighet. Dessuten får vanlige personlige samtaler de ansatte til å føle seg forstått, klarert og verdsatt i selskapet - noe som øker deres egen motivasjon.

3. Sett en tidsbegrensning for møtene

Planlegg nok tid til disse samtalene, men ikke gjør dem for lange heller.Ingen vil se frem til møter som mister fokus og bare fortsetter for alltid.

Den optimale lengden på hver økt avhenger også av hyppigheten til disse møtene. Hvis du for eksempel møtes hver uke, kan det være nok en 30-minutters økt. Hvis du møtes en gang i fjorten dager eller en måned, kan 60 minutter være mer effektive.

Vellykkede ledere som Andy Grove, medstifter og tidligere administrerende direktør i Intel, har anbefalt å gjøre en-mot-en som varer i minst en time: ’

Noe mindre, etter min erfaring, har en tendens til å gjøre at den underordnede begrenser seg til enkle ting som kan håndteres raskt.

4. Lag en liste over emner å diskutere

En generell plan eller struktur for møtet kan bidra til å få samtalen til å gå - spesielt de første møtene. Du trenger imidlertid ikke å holde deg til planen uansett. Se det snarere som en referanse som kan hjelpe i tilfelle samtalen blir sittende fast eller driver for langt fra emnet.

En møtedagsorden kan også være nyttig hvis den ansatte er innadvendt og ikke sannsynlig vil snakke alene.

For eksempel kan du forberede tre til fem emner som du er mest interessert i å vite om. Eller du kan holde en liste med spørsmål foran deg, men husk å være fleksibel - du trenger ikke å stille dem alle hvis samtalen flyter naturlig.

Noen ideer til spørsmål som sannsynligvis vil gi grundige svar:

• Hvilken del av dagen føler du deg mest produktiv? Føler du at du trenger en annen arbeidsplan for å forbedre trivsel og produktivitet?
• Hva er dine siste prestasjoner som gjør deg stolt?
• Har du noen forslag som kan hjelpe oss til å jobbe bedre som et team?
• Er det noen på teamet du synes det er vanskelig å jobbe med? Kan du forklare hvorfor?
• Hvilke av oppgavene dine holder deg engasjert og inspirert? Er det en måte å gjøre dine daglige oppgaver mer engasjerende?
• Hva er de viktigste flaskehalsene i ditt nåværende prosjekt? Kan jeg hjelpe på noen måte med å flytte den sammen?
• Hva er de tingene som bekymrer deg i jobben din eller i kontormiljøet generelt? Har du noen gang følt deg undervurdert her?
• Føler du at du lærer nok på jobben? Hvilke områder vil du lære mer om?
• Hva kan jeg gjøre for å forbedre min lederstil eller for å støtte deg bedre?
• Hvilke prosjekter eller oppgaver vil du være interessert i å jobbe videre med?

Pro type: Reklame

Googles tidligere konsernsjef Eric Schmidt pleide å starte en-til-en ved å sammenligne listene sine med de ansatte hans ble bedt om å forberede før møtet.^[1]Elementene som ble funnet på begge listene ble prioritert fordi de sannsynligvis var de mest presserende problemene.

5. Hold det uformelt og endre innstillingen

Hvis du tar sikte på å ha en ærlig, avslappet og oppriktig samtale med den ansatte, tenk ikke bare på ord og kroppsspråk, men også på stemningen på møtet.

Målet ditt er å være profesjonell og produktiv, men ikke nødvendigvis vanskelig eller foreldet.

Finn først et avslappende sted for en privat samtale. Koselige møbler, varme farger, kontorplanter eller til og med en annen utsikt fra vinduet kan potensielt vekke nye ideer og forslag. Men du trenger ikke en gang å holde deg til et møterom - hvorfor ikke gå en tur eller ta en kaffe på en kafé i nærheten?

Konsernsjef for produktivitetssporingsprogramvare DeskTime, Artis Rozentals, mener at møter hver for seg skal finne sted utenfor de vanlige begrensningene på kontoret:

Jeg finner en mulighet til å ta en lengre lunsj med hver av teammedlemmene mine for å diskutere alt i en uformell atmosfære.

Han legger til at uformellitet ikke betyr at møtet foregår uten forberedelse.

Før møtet tegner jeg opp de aktuelle spørsmålene og dataene, og deler det med den respektive medarbeideren, slik at vi begge kommer forberedt og har en fruktbar samtale.

6. Fokuser på arbeidstakeren

Den ansatte skal være hovedfokuset for en-til-en-samtaler. Den berømte amerikanske forretningsmannen og forfatteren Ben Horowitz anbefaler at en leder bare skal snakke i 10% av tiden , og overlater resten av samtalen til teammedlemmet.

Husk - som personen i maktposisjonen, bør du sette egoet ditt til side og støtte den ansatte så godt du kan.

Ideelt sett vil samtalen flyte naturlig rundt det som betyr noe for ham eller henne. Hvis den ikke gjør det, kan du stille åpne spørsmål som kan hjelpe dem med å utdype sin posisjon og gi tilbakemelding (se tips nr. 4).Reklame

7. Lytt som du mener det

Din oppgave er ikke bare å la den ansatte snakke. Det er også å lytte - aktivt. Dette betyr at du ikke lytter bare for å være høflig. Du prøver faktisk å forstå og huske alt som blir delt.

Noen aktive lytteteknikker:

• Forbli fordomsfri, trygg og lytt til personen uten å trekke ensidige konklusjoner.
• Vis den ansatte du følger med, og oppsummere av og til hva de sier.
• Dobbeltsjekk om du forsto noen uttalelser riktig for å unngå misforståelser (for eksempel: ‘Fikk jeg det riktig at du vil at markedsføringsteamet skal delta i dette prosjektet for å unngå ytterligere forsinkelser?’).
• Vær mottakelig for alt du hører - til og med kritikken om selskapet ditt eller din egen ytelse.

8. Del relevant informasjon

Vi nevnte allerede at arbeidsgiveren burde snakke mindre og lytte mer. Men hvis du har noe viktig å si, og det påvirker denne ansatte personlig eller profesjonelt, er det møtet på tide på tide å si det.

Forbereder du et nytt prosjekt eller en strategi som den ansatte skal vite om? Tester du noen nye ledelsestaktikker og vil at de skal være ombord? Er nye endringer i ferd med å påvirke selskapet eller teamet ditt spesielt?

Sørg for at du holder hver ansatt i løkken for å unngå sladder og feilinformasjon som sprer seg på kontoret. Hvis du forteller dem nyhetene personlig, vil de også føle seg mer verdsatt og verdsatt.

9. Skriv ned notater

Mest sannsynlig har du ansvaret for mer enn en eller to ansatte, så du bør ikke stole på hukommelsen din for å markere alle viktige poeng hvert teammedlem reiser.

Det anbefales imidlertid ikke å skrive notater på datamaskinen din under møtet. Hvorfor?

Å ha en bærbar PC åpen kan lett tolkes som å være distrahert og ikke veldig interessert i samtalen.

Så du må ta notater på den gammeldagse måten - ved å skrive dem ned i en notatbok, journal eller et papir.

Ved å ta notater kan teammedlemmet se at du er aktivt engasjert i møtet, og at poengene som blir lagt ut vil bli tatt i betraktning. Med andre ord - at dette ikke bare er bortkastet tid.

10. Legg igjen med en oppgave eller takeaway

Akkurat som alt annet forretningsrelatert, bør møter en og en ha et formål og et handlingsmessig resultat. Med andre ord, sørg for at du, den ansatte, eller ideelt sett begge to, drar med et handlingselement eller en oppgave som skal fullføres.Reklame

For å styrke dette, send en rask e-post etter møtet på ett, og vask de viktigste tingene du gikk over. Dette vil sikre at dere begge er på samme side og er klar over de neste trinnene hver side bør ta.

En resumé-e-post vil ta noen minutter til av tiden din, men vil utvilsomt vise seg å være verdt i det lange løp.

11. Ikke forsøm en-mot-en med dine eksterne arbeidere

I dag jobber stadig flere ledere med et team som delvis (eller helt) består av fjernarbeidere. Hvis du er en av dem, vet du dette:

Møter en etter en er enda mer kritiske når det gjelder fjernteamet ditt.

Hvorfor? Fordi du kan føle følelsen fra det interne teamet ditt hver dag på kontoret. Samtidig har du kanskje ingen anelse om hvordan dine outsourcede eller eksterne ansatte har det.

Konsernsjef for oppstart av print on demand Utskriftsvennlig , Davis Siksnans, leder et selskap med 500 ansatte som spenner over to kontinenter. Foruten å ha kvartalsvise møter for alle ansatte, krever han at ledere har jevnlige en-mot-en med hvert av sine teammedlemmer,^[2]i tillegg til halvårlige ytelsesanmeldelser.

Han påpeker:

Det er en fin måte å vise at ledere bryr seg om prestasjonen og trivselen til den ansatte. Det dukker opp emner som ellers ikke ville vært i en vanlig diskusjon, for eksempel den typen musikk som spilles på kontoret.

Santa Lice-Kruze, HR-direktør i Printful Latvia, er enig med Davis og annonser:

Samtaler må bygges på et grunnlag av åpenhet og gjensidig tillit. Dette er tiden for å spørre hvordan personen har det, om hans eller hennes balanse mellom arbeid og privatliv, helse, aktiviteter uten arbeid osv. Du må absolutt spørre om og hvordan du kan hjelpe til med noe.

Se Eye to Eye med dine ansatte

Som leder må du være konsekvent i alt du gjør - og møter en mot en er ikke noe unntak. De trenger ikke å finne sted hver dag eller til og med hver uke, men du må være forpliktet til dem hver eneste gang.Reklame

Husk - hovedmålet ditt er å støtte den ansattes ytelse. Å ha en vanlig personlig prat med hver av personene som rapporterer til deg, vil hjelpe deg å se en økning i ansattes engasjement. Og dette vil sannsynligvis føre til forbedret bedriftskultur og høyere produktivitet for hele selskapet.

Flere ledertips

• 5 typer ledelse som hjelper deg med å bygge et team med høy ytelse
• Beherske disse 10 ledelsesferdighetene for å bli en sterk leder
• Ledelse vs ledelse: Er den ene bedre enn den andre?
• 15 beste lederbøker hver leder må lese for å oppnå suksess

Fremhevet fotokreditt: rawpixel via unsplash.com

Henvisning