I løpet av den siste uken har det vært en rekke artikler på e-post, spesielt med tanke på at vi kommer opp på 30-årsjubileet for e-post. Det som ofte blir diskutert er problemene som e-post har opprettet (i tillegg til problemene som e-post har løst), men det har vært mer snakk om hvordan vi må jobbe for å temme e-post for å løse problemene det skaper.

Men problemet er ikke e-post. E-post trenger ikke å temmes. Problemet er ganske enkelt hvordan vi behandler emai l.Reklame

Enkeltpersoner og selskaper behandler e-post på måter som er i strid med hva e-postmeldinger skal brukes til: å kommunisere i lang form uten å bruke telefonen. Det er ikke en erstatning for telefonen, det er ikke et middel for å komme i kontakt med noen umiddelbart. Likevel er forventningen at det er - eller burde være .

Folk ser ut til å tro at siden du mottar e-posten nesten umiddelbart, at du bør svare in natura. Men for folk flest (det er noen jobber der arbeidet er e-postadministrasjon) administrere e-post er et aspekt av jobben deres - og en liten en på det. Likevel er det nesten en av de første tingene vi nevner at vi gjør i løpet av dagen.

Tenk på dette: venter du på postarbeideren i alle timer, åpner og lukker døren for å sjekke posten direkte hver dag? Selvfølgelig gjør du det ikke. Det ville være bortkastet tid og energi. Du vet når postarbeideren kommer (omtrent), så hvis du forventer noe, har du en generell ide om når den kommer. På grunn av det sitter du ikke ved døren og venter. Du går om dagen, gjør det faktiske arbeidet du har på trykk i stedet for å la muligheten for en viktig levering komme i veien for deg.Reklame

Gjør du det samme med e-post? Sannsynligvis ikke.

I stedet holder du e-postprogrammet ditt åpent og venter på at det forestående varslingsvarselet skal komme, slik at du kan sjekke og se hvilken ny ting akkurat har blitt levert til innboksen din.

Kanskje du ikke gjør dette. Kanskje du sjekker e-post 2-3 ganger om dagen, og det er det. Kanskje du behandler e-post på en måte som gjør at du kan behandle det andre arbeidet ditt bedre.Reklame

Kanskje.

Klarer du oppgavene dine fra e-postprogrammet? Med mindre du bruker noe sånt ActiveInbox eller et lignende tillegg, så bruker du et kommunikasjonsverktøy som et oppgavehåndteringsverktøy. Og det fungerer ikke.

Setter du Post-It Notes direkte (og eksklusivt) på telefonen din for å minne deg på å gjøre ting? Du kan gjøre dette for ting som krever bruk av telefonen, men utover det tviler jeg sterkt på det. Likevel gjør vi dette med e-postprogrammer uten å tenke på det på samme måte.Reklame

Barrieren for å bruke et oppgavehåndteringsprogram er ofte fordi folk føler eller tror de kan bruke e-postprogrammet til å administrere oppgavene sine med mapper og lignende. Du kan prøve, men du vil ikke være nesten like effektiv eller effektiv. Jeg utfordrer deg til å bruke et eget program (eller hvis du bruker Outlook, bruk To To-komponenten) til å administrere oppgavene dine i stedet for å bruke e-postprogrammet til å administrere oppgavene dine. Hold deg til det gjennom den første justeringen, og jeg vedder på at du vil se arbeidsflyten din forbedres.

Så hva er bunnlinjen?

Uansett hvilken e-postapp eller -tjeneste du bruker, med mindre du setter disiplinen og grensene på plass når det gjelder å bruke dette verdifulle kommunikasjonsverktøy , du gjør det feil .Reklame

Så hva er e-postproblemet? Det er ikke teknologien; det er menneskene som bruker teknologien. Og til vi fikser den e-posten vil alltid vises ... ødelagt.

(Fotokreditt: Mye At At Skilt via Shutterstock)