HVORDAN LAGE EN OPPGAVELISTE SOM ØKER PRODUKTIVITETEN DIN

Klokka er 06:00, og du har nettopp våknet. Etter dusjing er det på tide å spise frokost, få med deg nyhetene ved å lese morgenavisen og deretter starte arbeidet ditt. Du føler deg avslappet og glad. Du har veldig høye forventninger til dagen, og du vil være så produktiv med oppgavelisten din som mulig.

Spol frem til klokka 14 samme dag. Du jobber i et rush, og du hadde knapt en sjanse til å ta en lunsjpause. Du begynner å bli litt stresset og sliten på grunn av den travle timeplanen. Dessuten ser det ut til at du må gå tilbake til visse oppgaver og fikse dem fordi du ikke hadde tid til å fokusere på dem ordentlig.

Du ønsker at du finner en tilbakestillingsknapp slik at du kan starte dagen overalt med en annen strategi.

Det du sannsynligvis opplevde var dette: du planla dagen din kvelden før, og du følte at du var på toppen av oppgavene dine. Imidlertid begynte ting å gå galt da du fortsatte å legge til oppgaver i listen din, og til slutt var oppgavelisten din mange miles lang. Oppgavelisten din inneholdt også oppgaver som det var ganske umulig å få gjort på en dag.

Det andre punktet som bidro til den hektiske og stressende dagen var ikke å forstå hvor lang tid det var å fullføre en bestemt oppgave og når du skulle utføre oppgaven. Hvis du hadde denne informasjonen, ville det vært lettere å finne ut riktig tidspunkt for utførelse av oppgaven.

Til slutt var det virkelig ingen fleksibilitet i planene dine. Du glemte å legge til en buffer mellom oppgavene og forstå at visse oppgaver er mye større enn hva de ser ut utenfor.

Men du vet hva - disse grunnene alene var ikke hovedårsaken til stresset og travlheten din. Fortsett å lese for å finne ut hva det var.

Innholdsfortegnelse

Hva folk blir galt med en oppgaveliste
Komponenter i en flott oppgaveliste
Hvordan lage en oppgaveliste som øker produktiviteten din
Bunnlinjen
Flere produktivitetstips

Hva folk blir galt med en oppgaveliste

Vet du virkelig hva du skal gjøre?

Hvor mye tid brukte du egentlig på å planlegge dagen din - var det bare 5 minutter mens TV-apparatet distraherte deg?

I så fall var dette sannsynligvis den største grunnen til at dagen din ble så stressende.Reklame

Når du planlegger dagene dine, bør du virkelig forstå oppgavene du skal til og hva som trengs for å utføre dem. Dette er nødvendig, spesielt med viktige oppgaver, fordi du er i stand til å gjøre fremgang med de oppgavene som betyr mest.

Mangelen på tid brukt på planlegging vil også vises som for mange store oppgaver fylt inn i din daglige liste. Hvis du ikke har delt opp oppgavene i mindre biter, er det sannsynlig at du ikke kommer til å få dem gjort i løpet av dagen. Dette får deg til å slå deg selv for ikke å fullføre oppgavelisten.

Til slutt, ikke behandle å lage en oppgaveliste som en sekundær ting du prøver å gjøre så raskt som mulig. Når du tar mer hensyn til oppgavelisten din neste dag, desto mer sannsynlig vil listen være realistisk og mindre stressende for deg.

Komponenter i en flott oppgaveliste

Når jeg snakker om en god oppgaveliste, anser jeg disse egenskapene som en del av den:

Balansert

Oppgavelisten inneholder både viktige og mindre viktige oppgaver. La oss innse det: selv om vi alle ønsker å jobbe med bare viktige oppgaver (f.eks. Målrelaterte), må vi også ta oss av de mindre viktige oppgavene (som å løpe ærend, ta vare på husholdningen din eller andre hverdagslige ting. ).

Nok fleksibilitet

Hva skjer når du har planlagt en oppgave, men du ikke klarer å ta vare på den? Har du en plan B på plass? Hvis ikke, prøv å finne ut den alternative handlingen du kan ta i disse scenariene.

Tid for overganger

Forstå at overgangstider også spiser tiden din. Forsikre deg om at når du planlegger oppgavelisten, er denne gangen også inkludert i planene dine. Hvis du legger til litt ekstra buffer mellom oppgavene, blir listen din mer fleksibel og realistisk.

Ikke for mange oppgaver for en dag

Det er vanskelig å gi deg en nøyaktig figur på hvor mange oppgaver du bør ha på den daglige listen. Det avhenger av situasjonen din, men jeg er villig til å si at alt mellom 5-10 oppgaver skal være nok for en dag.

Forstå at visse oppgaver er veldig raske, så det er lettere å inkludere flere og organisere oppgavene dine på bestemte dager. Bare vær sikker på at det også er viktige oppgaver på listen, slik at du kan komme deg videre med de større prosjektene dine.

Skjerm for beskyttelse

Bygg et beskyttelsesskjerm rundt oppgavelisten din, slik at så få oppgaver som mulig kan lande på listen din, og at antall elementer på listen ikke vil øke i løpet av dagen.Reklame

I det første tilfellet, prøv å eliminere kildene til oppgavene dine. Dette gjøres ved å redusere forpliktelsene dine og begrense prosjektene du har. Faktum er at jo flere forpliktelser (eller prosjekter) du har, desto mer sannsynlig vil de ende opp som oppgaver for din daglige liste.

I det andre tilfellet, gjør listen din til en lukket. Jeg lærte dette konseptet ved å lese Gjør det i morgen og andre hemmeligheter med tidsstyring av Mark Forster. For å lage en lukket oppgaveliste, er alt du trenger å gjøre å tegne en linje under den siste oppgaven på listen.

Når du har gjort dette, har du ikke lov til å legge til nye oppgaver i listen din i løpet av dagen. Dette sikrer at antall oppgaver faktisk avtar etter hvert som dagen går.

Hvordan lage en oppgaveliste som øker produktiviteten din

Å lage en liste som du faktisk kan oppnå neste dag , gjør følgende:

1. Fjern unødvendige oppgaver

Gå gjennom forpliktelsene dine og bestem om du virkelig trenger hver enkelt.

For eksempel var jeg et aktivt medlem av vår lokale dataklubb i hjembyen min, men så skjønte jeg at jeg ikke hadde nok tid til den aktiviteten lenger. Selv om jeg fremdeles er medlem av klubben, deltar jeg ikke lenger i aktivitetene. Dette har eliminert oppgavene knyttet til denne forpliktelsen.

2. Ta deg tid til å planlegge listen

Ikke skynd deg med å lage oppgavelisten din - bruk litt tid på planleggingsfasen. Hvis det er nødvendig, kan du isolere deg for planleggingsdelen ved å gå til et eget rom hjemme (eller til og med gå utenfor). På denne måten kan du faktisk tenke oppgavene gjennom før du legger dem på huskelisten din.

Prøv å bruke minst 15 minutter med listen din når du planlegger den.

3. Flytt viktige oppgaver til begynnelsen

Når du planlegger dagen din, må du sørge for at de viktige oppgavene er i begynnelsen av listen. Dette sikrer at du får utført oppgavene så raskt som mulig.

For eksempel, som blogger, sørger jeg for at jeg har innholdsopprettingsoppgavene på begynnelsen av listen min. Så snart jeg våkner, angriper jeg disse oppgavene umiddelbart, og de blir ferdige før jeg går på jobb.Reklame

4. Spor tilbakevendende oppgaver

Du kan ha gjentatte oppgaver på listen din, men vet du hvor lang tid de tar å utføre?

Hvis du ikke gjør det, må du spore litt tid for å finne ut av det. Dette hjelper deg med å planlegge dagen bedre, ettersom du vet hvor lang tid en oppgave tar, og om det er en viss tid i timeplanen når oppgaven kan utføres.

5. Batch lignende oppgaver

Se på listen din, og finn ut om det er lignende oppgaver du kan batch-behandle. På denne måten kan du få bestemte oppgaver fra listen raskere og enklere.

6. Definer oppgavene mer detaljert

Ikke bare ta med en oppgave som å lage et nettsted på listen din; sørg for at du har brutt oppgaven i mindre biter. Jo mindre oppgavene er, jo lettere er det å utføre dem før forfallsdatoen.

7. Gjør noe forberedende arbeid på forhånd

Forsikre deg om at du forbereder deg på visse oppgaver på forhånd.

For eksempel skriver jeg omrissene for gjestene mine på søndager, slik at det er lettere (og raskere) for meg å begynne å skrive de faktiske innleggene når jeg våkner. Med litt forberedelsesarbeid fremskynder jeg ting og sørger for at oppgaver blir gjort når den rette dagen kommer.

8. Automatiser vedlikeholdet

Naturligvis kan du bruke en penn og papir tilnærming til din personlige gjøremålsliste, men prøv å dra nytte av teknologien også. Forsøk faktisk å finne et verktøy som tar seg av vedlikeholdet av oppgavelisten for deg. Mitt foretrukne verktøy er Nozbe , men det er andre oppgaveadministrasjonsapper at du også kan prøve.

9. Kjenn dine oppgavetyper og tidsplanen din

Til slutt, når du planlegger dagen din, spør deg selv disse spørsmålene:

Hva annet har jeg på timeplanen min?

Dette spørsmålet refererer til din personlige tidsplan. For eksempel, hvis du reiser, må du sørge for at listen din gjenspeiler dette faktum. Ikke prøv å overstappe listen din med for mange oppgaver, siden det er mer sannsynlig at du bare får gjort en brøkdel av dem.

Er oppgaven en portvokter?

Dette spørsmålet spør om oppgaven blokkerer andre oppgaver som må utføres.Reklame

Innimellom har vi kanskje en oppgave som må tas vare på først. Etter at du har gjort det, kan du først ta deg av følgende oppgaver.

Når du fokuserer på å lage en oppgaveliste på en fokusert måte, vil du være i stand til å oppdage portvaktene enkelt.

Har jeg isfjell på listen min?

Dette spørsmålet spør om oppgaven din faktisk er mye større enn hva den ser ut. Noen ganger når du begynner å jobbe med en oppgave, vil du snart innse at den er mye større enn hva du opprinnelig trodde (sammenlign dem med isfjell, der bare toppen av isfjellet ligger over vannet, men størstedelen av isen er under) .

Nok en gang, når du fokuserer nok på oppgavelisten din under opprettelsesfasen, er det lettere å få øye på disse isfjellene og dele oppgavene i mindre, mer håndterbare biter.

Er oppgaven distraksjonssikker?

Ikke alle oppgavene er skapt like: noen tåler mer distraksjon, mens andre krever full oppmerksomhet.

For eksempel kan jeg sjekke Twitter-strømmen min eller gjøre enkelt bloggvedlikehold selv når jeg er i familien. Disse oppgavene er distraksjonssikre, og jeg kan ta vare på dem, selv om jeg ikke har min fulle oppmerksomhet på dem.

Bunnlinjen

Hvis du fortsatt har vanskelig for å oppnå dine daglige oppgaver på oppgavelisten din, må du sørge for at du analyserer årsakene til at dette skjedde. Hvis noe, ikke slå deg selv for ikke å fullføre oppgavelisten.

Ingen er perfekte, og vi kan lære av våre feil.

Det krever litt øvelse å lage en flott oppgaveliste. Når du først har lært å sette sammen alle delene, vil ting se mye bedre ut, og du blir mer produktiv generelt.