3 TEKNIKKER FOR EFFEKTIV PRIORITERING

Det er lett, i begynnelsen av livet, å bli en reaktor - å svare på alt som kommer opp, i det øyeblikket det kommer opp, og gi det din udelte oppmerksomhet til neste ting kommer opp.

Dette er selvfølgelig en oppskrift på galskap. Følelsen av tap av kontroll over hva du gjør og når er nok til å kjøre deg over kanten, og hvis det ikke får deg, vil vraket av uferdige prosjekter du etterlater deg i kjølvannet helt sikkert innhente deg.

Å ha en innboks og behandle den på en systematisk måte kan hjelpe deg med å få tilbake noe av den kontrollen. Men når du har behandlet innboksen din og listet opp alle oppgavene du trenger for å knekke, må du fremdeles finne ut hva du skal gjøre neste øyeblikk . På hvilke av disse oppgavene vil tiden din best brukes, og hvilke kan vente?

Når vi ikke setter prioriteringer, har vi en tendens til å følge minste motstands vei. (Og det å følge minste motstands vei, som den avdøde, store Utah Phillips minnet oss om, er det som gjør elva skjev!) Det vil si at vi velger og sorterer gjennom de tingene vi trenger å gjøre og jobber med de enkleste - forlate de vanskeligere og mindre morsomme oppgavene for en senere tid som i mange tilfeller aldri kommer - eller, verre, kommer like før handlingen må være ferdig, og kaster oss inn i en virvelvind av aktivitet, stress og anger.

Dette er grunnen til at prioritering er så viktig.Reklame

3 Effektive tilnærminger for å sette prioriteringer

Det er tre grunnleggende tilnærminger for å sette prioriteringer, som hver sannsynligvis passer til forskjellige typer personligheter. Den første er for utsettere, mennesker som utsetter ubehagelige oppgaver. Det andre er for folk som trives med prestasjoner, som trenger en strøm av små seire for å komme gjennom dagen. Og den tredje er for de mer analytiske typene, som trenger å vite at de jobber med det objektivt viktigste mulig i øyeblikket. I orden er de:

1. Spis en frosk

Det er et gammelt ordtak om at hvis du våkner om morgenen og spiser en levende frosk, kan du gå gjennom dagen og vite at det verste som kan skje deg den dagen allerede har gått. Dagen kan med andre ord bare bli bedre!

Populært i Brian Tracys bok Spis den frosken! , ideen her er at du takle den største, vanskeligste og minst tiltalende oppgaven først hver dag , slik at du kan gå gjennom resten av dagen og vite at det verste allerede har gått.

Når du har en feit gammel frosk på tallerkenen din, må du virkelig knele. Et annet gammelt ordtak sier at når du må spise en frosk, ikke bruk for mye tid på å se på den! Det lønner seg å ha dette i bakhodet hvis du er den typen person som utsetter ved å planlegge angrepet ditt og gjøre deg opp en halv dag. Bare åpne bredt og chomp den frosken, kompis! Ellers vil du nesten helt sikkert snakke deg ut av å gjøre noe i det hele tatt.

2. Flytt store steiner

Kanskje du ikke er en procrastinator så mye som en spelemann, noen som fyller henne eller sin tid og maser om små oppgaver. Du er opptatt opptatt hele tiden, men på en eller annen måte ser det ikke ut til at noe viktig blir gjort.Reklame

Du trenger visdom fra syltetøyglasset. Ta en syltetøyglass og fyll den med sand. Prøv å legge en håndfull steiner der inne. Du kan ikke, ikke sant? Det er ikke plass.

Hvis det er viktig å sette steinene i krukken, må du sette steinene først. Fyll glasset med steiner, prøv å helle litt småstein i. Se hvordan de ruller inn og fyller opp ledig plass? Kast nå et par håndfull grus. Igjen glir den rett inn i sprekkene. Hell til slutt i litt sand.

For metaforisk funksjonshemmede er syltekaret hele tiden du har på en dag. Du kan fylle den opp med meningsløse små travle arbeidsoppgaver, uten å gi plass til de store tingene, eller du kan gjøre de store tingene først, deretter de mindre tingene, og til slutt fylle ut ledige øyeblikk med de ubrukelige tingene.

For å praktisere det, sett deg ned i kveld før du legger deg og skriv ned de tre viktigste oppgavene du har for å få gjort i morgen . Ikke prøv å passe alt du trenger, eller tror du trenger, å gjøre, bare de tre viktigste.

Om morgenen, ta ut listen din og angrip den første Big Rock. Arbeid med den til den er ferdig, eller du kan ikke gjøre noen videre fremgang. Gå deretter videre til det andre og deretter det tredje. Når du er ferdig med dem alle, kan du begynne med de små tingene og vite at du har gjort gode fremskritt på alle de store tingene. Og hvis du ikke kommer til de små tingene? Du vil ha tilfredsheten med å vite at du har oppnådd tre store ting. På slutten av dagen ønsket ingen noen gang at de hadde brukt mer tid på å ordne blyantskuffen sin i stedet for å skrive romanen, eller skrive ut postetiketter i stedet for å lande en stor klient.Reklame

3. Covey kvadranter

Hvis du bare ikke kan slappe av med mindre du absolutt vet at du jobber med det viktigste du kan jobbe med på hvert øyeblikk, er Stephen Coveys kvadrantsystem som skrevet i De 7 vanene til svært effektive mennesker: Kraftige leksjoner i personlig forandring kan være noe for deg.

Covey foreslår at du deler et stykke papir i fire seksjoner, tegner en linje over og en linje fra topp til bunn. I hver av disse kvadrantene setter du oppgavene dine i henhold til om de er:

Viktig og haster
Viktig og ikke haster
Ikke viktig, men haster
Ikke viktig og ikke haster

Kvadrant III og IV-ting er der vi henger oss fast i det trivielle: telefonsamtaler, avbrudd, møter (QIII) og travelt arbeid, skyte brisen og andre tidssvindler (QIV). Selv om noen av disse tingene kan ha en sosial verdi, må de gå hvis de forstyrrer din evne til å gjøre de tingene som er viktige for deg.

Kvadrant I og II er oppgavene som er viktige for oss. QI er kriser, forestående frister og annet arbeid som må gjøres akkurat nå eller forferdelige ting vil skje. Hvis du virkelig er på toppen av din tidsstyring, kan du minimere Q1-oppgaver, men du kan aldri eliminere dem - en bilulykke, noen som blir syk, en naturkatastrofe, alt dette krever øyeblikkelig handling og er sjelden planlagt.Reklame

Du vil gjerne bruke så mye tid som mulig i Quadrant II, koble til oppgaver som er viktige med god tid til å virkelig komme inn i dem og gjøre en best mulig jobb. Dette er tingene som QIII- og QIV-tingene tar tid fra, så etter at du har lagt opp oppgavene dine på Covey-kvadrantenettet, i henhold til din egen følelse av hva som er viktig og hva som ikke er, arbeid så mye som mulig på elementer i Quadrant II (og Quadrant I-oppgaver når de oppstår).

Bli kjent med deg

Bruk litt tid på å prøve hver av disse tilnærmingene for størrelse. Det er vanskelig å si hva som kan fungere best for en gitt person - hva som passer en som en hanske vil være for bindende og begrensende for en annen, og for løs og ustrukturert for en tredjedel. Du vil finne at du også må bruke litt tid på å finne ut hva som gjør noe viktig til deg - hvilke mål er dine handlinger ment å bevege deg mot.

Til slutt er prioritering en øvelse i selvkunnskap. Du må vite hvilke oppgaver du vil behandle som en glede og hvilke som tortur, hvilke oppgaver som fører til målene dine og hvilke som fører deg på avveie, eller i beste fall har du spinnhjulene og går ingen steder.

Disse tre er de mest kjente og mest testede strategiene der ute, men kanskje du har en annen ide du vil dele? Fortell oss hvordan du setter dine prioriteringer i kommentarene.