Vi bruker alle e-post, men noen ganger bruker vi den for mye eller bruker den upassende. For å få mest mulig ut av e-posten, må vi bruke den forsiktig og klokt. Dette er 10 tips for å få mest mulig ut av e-post.

1. Bruk forskjellige e-postkontoer til forskjellige formål.

Det er bra å ha separate e-postkontoer for separate formål. For eksempel kan du ha en for forretninger og en for sosiale aktiviteter. Dette betyr at du kan sjekke den personlige e-posten om kvelden uten å måtte tenke / bekymre deg for virksomheten. Hvis du ser en viktig melding fra sjefen din, kan det ødelegge helgen eller kvelden. På slutten av dagen vil du kunne komme deg vekk fra jobb. Ikke la e-post gjøre deg til en slave på jobben. Noen mennesker synes det er ubeleilig å sjekke to forskjellige e-postkontoer. Men den relative ulempen oppveies lett av fordelene.

2. E-post er ikke alltid den beste formen for kontakt.

Hvis du har et veldig viktig problem, eller hvis du er opprørt over noen, er e-post ofte ikke det beste svaret. Hvis det er nødvendig, snakk med personen direkte, snarere enn via en e-post.Reklame

3. Ikke si noe du ikke ville si personlig.

Dette rådet har absolutt blitt gitt før. Men det er alltid verdt å minne oss selv på viktigheten av å være høflig og unngå unødvendig uhøflighet. Vi vil angre senere. E-post gjør det lettere å bruke tøffe ord fordi det er upersonlig. Vi må være veldig forsiktige.

4. Bruk en god tittel

Mange ignorerer tittelen på en e-post. Hvis emnet endres ikke fortsetter å bruke en gammel omtale: irrelevant tittel En god tittel øker sjansen for at folk faktisk vil lese e-posten din, i stedet for å bare la den være til senere. En dårlig tittel kan til og med bli slettet som spam.Reklame

5. Ikke ignorer det grunnleggende om engelsk.

Bare fordi det er en e-post, betyr ikke det at vi må skrive som en 5-åring eller bruke tekstmeldingsspråk. Dette indikerer latskap og mangel på omsorg. Hvis du ikke har tid til å svare ordentlig, vent til du gjør det. Hold e-posten kort, men ikke ignorere den grunnleggende bruken av grammatikk og stavemåte.

6. Hold det kort

E-poster kan være korte og til poenget. Hvis meldingen må være lang, må du sørge for at den er brutt opp i forskjellige seksjoner som er enkle å lese. Men generelt bør du sikte på å holde det mindre enn 5 setninger. Dette er bra for både forfatteren og leseren.

7. Bekreft viktige e-poster. Reklame

Hvis noen sender viktige dokumenter, filer eller meldinger, må du i det minste bekrefte kvitteringen. Ellers kan de være usikre på at de har fått dem. Det trenger ikke være lang tid; det kan være ganske kort.

8. Lag et standardsvar

Hvis du finner ut at du sender lignende svar til mange mennesker, kan du lage en utkastmelding og lagre den i utkastmappen (eller skrive den i ord). Du kan bruke dette standardsvaret for å sende e-post til mange mennesker. Ikke glem å tilpasse det ved å legge til navnet deres.

9. Vær forsiktig med å svare på alle.

Hvis du er ny på e-post, må du sørge for at du vet forskjellen mellom å svare på en person og svare på alle på den første meldingen. Det er nok å si at du vil sende mange e-poster som du ikke ønsker å bli sett av alle. Det kan være ekstremt pinlig å sende en personlig melding for alle å se - det skjer. Hvis du har nye arbeidstakere, må du sørge for at de er klar over dette skillet. Det vil spare mange potensielle problemer.Reklame

10. Skriv din signatur.

Å ha en signatur ser profesjonell ut og sparer å skrive den samme informasjonen hver e-post. Husk at folk ønsker å kontakte deg via flere metoder enn e-post. Så sørg for at du har telefonnummer og adresse. Hvis relevant, legg til kvalifikasjoner og nettsteder du har. Dette gir folk en sjanse til å finne ut mer om deg.

Tejvan oppdaterer forskjellige blogger, inkludert Nettskriving en blogg om blogging og økt produktivitet. Dette inkluderer artikler som hvordan du kan oppnå mer ved å gjøre mindre . Foto av Tejvan .