Å gi klare forståelige instruksjoner er en av de tingene som høres lett å gjøre, men i virkeligheten kan det faktisk være mer komplekst, spesielt i et kontormiljø eller i en bedrift. Blandede meldinger, antakelser og flere alternativer betyr at den mottatte meldingen kan avvike fra hva vi egentlig mente.

Tidligere i år bestemte jeg meg for å få hjelp av en VA, (virtuell assistent), fra elance.com. Jeg hadde aldri brukt en virtuell assistent før, og det lærte meg raskt viktigheten av å gi klar, definert retning hvis du forventer at instruksjonene dine blir forstått og handlet på den måten du vil! Dette er spesielt viktig når du ikke er ansikt til ansikt for å levere instruksjonene, som når instruksjoner blir gitt via e-post eller skrevet, er det vanskelig å måle tonen, og du kan ikke fysisk påpeke ting!

Videre var min VA basert i Malaysia der engelsk ikke var hans første språk, og det var enda viktigere å gi klare instruksjoner!

Fra mine erfaringer vil jeg dele med meg de 7 beste tipsene mine om hvordan du kan gi instruksjoner som er klare og få jobben gjort som du vil!Reklame

1. Ikke anta at de vet hva du mener

Du vet hva de sier, den antagelsen er mor til alle feil! Ikke vær den dåren som antar at folk vet hva du mener. Selv om de fleste på kontoret eller i virksomheten din vil være intuitive og slått på, er de ikke tankelesere. En viktig nødvendighet når du leverer klare instruksjoner er å ikke anta at mottakeren vet hva du mener, og dette kan være for alt fra bransjeakronymer til hvem de skal kontakte i forskjellige avdelinger eller organisasjoner. Det tar bare noen sekunder mer å forklare detaljene.

For eksempel hadde jeg instruert min VA om å bruke tweetdeck (en app som planlegger forhåndsskrevne tweets), men bare fordi jeg hadde hørt om tweetdeck, betyr det ikke at de har det, og jeg tok feil å anta at de hadde det.

2. Vær tydelig og spesifikk

Alle elsker en vaffel (drypper i lønnesirup, takk), men ingen liker vaffel i samtalen og spesielt ikke i en e-post eller når det er et sett med instruksjoner. Selv om du ikke vil vandre på i instruksjonssettet ditt (det vil være bortkastet tid og for å være ærlig, vil de slå av etter en stund), vil du sørge for at instruksjonene dine er klare, spesifikke og konsis. Personlig foretrekker jeg ikke å smøre det opp, og vil heller komme rett til å være poenget med hva som må gjøres eller leveres, i stedet for å gjøre instruksjonene for blomstrende, noe som bare vil forvirre.

For eksempel, ikke bare instruere om å sende et utvalg av orienteringene til noen få viktige interessenter, i stedet oppgi hvor mange interessenter og til hvem, og hvilke orienteringer! Jeg synes ofte det hjelper å kule, da det reduserer fristelsen til å vaffle på, og det hjelper instruksjonene og handlingene dine mer fokusert.Reklame

3. Gi tidsrammer

Ikke forveksle saker ved ikke å være spesifikk med tidsrammer og tidsfrister. Det du vurderer så snart kan være veldig forskjellig fra kollegene dine. Hvis du tenker at det snart er de neste par timene, men personalet ditt som du har bedt om, anser det for å være om noen få dager, vil denne kommunikasjonen få alvorlige implikasjoner i enhver virksomhet eller prosjekt!

4. Gi eksempler

Sørg for å gi eksempler når det er mulig. Dette vil være spesielt gunstig hvis de er nye i rollen, eller hvis de ikke har utført oppgaven før. Dette vil bidra til å gi deg klarhet i instruksjonene og bidra til å danne et tydeligere bilde av hva det er du mener og vil ha.

Hvis du for eksempel ber dem om å lage en kundetilfredshetsundersøkelse for det nye produktet ditt, kan det være lurt å sende dem eksempler på andre undersøkelser som tidligere ble brukt for å gi dem litt av en idé.

5. Gi alternativer

Når du leverer instruksjonene, er det verdt å vurdere å gi noen alternativer bare hvis det foretrukne alternativet for instruksjon ikke er levedyktig eller tilgjengelig.Reklame

Det kan for eksempel være at jeg vil at du skal sette opp et møte den 20. denne måneden i 2 timer med økonomidirektøren. Hvis de ikke er tilgjengelige den 20., vil ettermiddagen den 26. være greit, ellers kan vi møte kommersiell analytiker i stedet.

Ved å gi alternativer gir du personalet ditt mulighet til å få jobben gjort med minimalt oppstyr og konstant sjekke inn igjen med deg selv. Det fine med å gi noen andre til å gjøre noe er at du ikke trenger å gjøre det, noe som vil spare deg for tid. Ved å sette alternativer trenger de ikke fortsette å komme tilbake til deg, det vil tross alt ikke spare deg for tid hvis du må fortsette å svare på spørsmål.

6. Sett grenser

Personlig er jeg ikke en for mikroadministrasjon, og på grunn av dette er jeg ikke en for folk som fortsetter å sjekke inn med meg om de skal gjøre noe eller ikke. Når en oppgave er satt, bør instruksjonene være klare nok til at ytterligere bekreftelse og avklaring ikke er nødvendig (men å si dette, er det åpenbart best å søke avklaring hvis du er usikker!) Hvis dette stemmer med deg, må du sørge for at instruksjonene dine er tydelige slik at de er sikre på hva de gjør og ikke føler behov for å fortsette å komme tilbake med spørsmål. Som med tips 5 er det veldig viktig å sette grenser, spesielt hvis du ikke kan tenke på alternativer på det tidspunktet, kan det hende at grenser fungerer.

For eksempel kan du instruere deg til leverandøren og bestille 100 enheter. Hvis den normale leverandøren er utsolgt, er det greit å bruke en ny leverandør så lenge de ikke er mer enn 10% dyrere og kan levere innen 3 virkedager. Her har du ikke vært spesifikk med alternativene dine, men tydelig nok på grenser til at de kan ringe.Reklame

7. Få avklaring

Før du slipper personalet ditt løs på grunnlag av instruksjonene dine, ville det ikke skade å søke avklaring fra dem for å sikre at de forstår hva oppgaven er og hva som forventes. Du kan bare spørre på slutten om det er noen spørsmål, men det ene problemet med det er at det er altfor lett å bare si nei. Enten tror de kanskje de forstår, eller de er til og med for sjenerte til å spørre! Be dem kanskje om å oppsummere hva som kreves, eller hva prioriteringene / målene er, slik at du kan sikre at det du har sagt er det som er blitt hørt!

Fremhevet fotokreditt: picjumbo via picjumbo.com