En beredskapsplan høres ikke ut som det du vil diskutere med venner over kake og kaffe, men det er en viktig del av de faktiske planene du lager. Du kan trenge en (eller flere) for virksomheten, skoleprosjektet eller til og med en familieferie. Det største problemet med å lage en beredskapsplan er at folk ofte ikke er sikre på hva de skal inkludere i den. Her er en praktisk guide for deg å lage en omfattende.

Innholdsfortegnelse

1. Hva er en beredskapsplan?
2. Hva skjer hvis du ikke har en beredskapsplan?
3. Hva om beredskapsplanen er dårlig?
4. Hvordan kan en beredskapsplan komme deg til gode?
5. Hvordan skrive en god beredskapsplan?
   • 1. Identifiser
   • 2. Prioriter
   • 3. Planlegg
   • 4. Utfør
   • 5. Gjennomgang
   • Noen konkrete eksempler for å sette ting i perspektiv:

Hva er en beredskapsplan?

En beredskapsplan er et sett med handlinger du vil ta når noe uventet skjer. Tenk på det som en reserveplan eller en plan B. Den skal ha instruksjoner du kan følge når den opprinnelige planen ikke fungerer på grunn av endringer i situasjonen.

En beredskapsplan forbereder deg til å takle fremtidige problemer du måtte støte på, og gir deg en slags rømningsvei ut av enhver ulykke.^[1]

Hva skjer hvis du ikke har en beredskapsplan?

Hvis noe går galt med plan A uventet, eller hvis ulykker tvinger deg til å endre din nåværende plan, er sjansen stor for at du vil få panikk. Spesielt hvis du ikke er godt forberedt på å håndtere beredskaper, kan du sannsynligvis ikke tenke rett nok til å komme med løsningen du trenger akkurat nå. Du vet ikke hva du skal gjøre.

Det som er verre, før du er i stand til å få kontroll over situasjonen, kan ikke virksomheten gå tilbake til det normale. Du må løse problemene og lage nye planer.Reklame

Hva om beredskapsplanen er dårlig?

Ikke tenk å lage en beredskapsplan er en enkel oppgave. En beredskapsplan bør være omfattende, noe som krever mye grundig vurdering. Ellers er det ikke nyttig.

For eksempel kan du være forberedt på feil slags ulykker. Og når planen din ikke fungerer som forventet, vil du ikke være organisert nok til å håndtere krisen. Det vil si at du får panikk.

Hvordan kan en beredskapsplan komme deg til gode?

For eksempel lar en beredskapsplan deg håndtere ulykker raskt og effektivt.^[to]I et forretningsscenario kan det til og med hjelpe deg med å spare tid og kostnader ved å reparere situasjonen.

En beredskapsplan hjelper også til å minimere de negative konsekvensene eller tapene forårsaket av den uventede hendelsen. Det guider deg til å begynne å håndtere situasjonen så snart noe går galt og holder deg trygg.

Å ha en beredskapsplan klar er tross alt betryggende, fordi du ikke trenger å bekymre deg for å lage nye planer i et rush.Reklame

Du tror kanskje at ulykker er lite sannsynlig. Du tror kanskje at plan A er perfekt. Du bør imidlertid huske på at fremtiden er usikker til den blir nåtiden, og at vi som mennesker ikke kan kontrollere 100% av det som skjer. Du vil ikke angre på at du ikke har en beredskapsplan når det er for sent!

Hvordan skrive en god beredskapsplan?

Det er i utgangspunktet 5 trinn:^[3]

Vi går nå gjennom dem en etter en:

1. Identifiser

Ettersom en beredskapsplan har å gjøre med det som er uventet, må du først prøve å forutsi risikoen:^[4] Reklame

• Hva kan muligens gå galt?
• Hvor sannsynlig vil det gå galt?
• Hva er virkningen og konsekvensene av beredskapen?
• Hva skal være din reaksjon eller løsning?
• Hvordan kan du forberede deg på forhånd?

2. Prioriter

Bruk det du har skrevet ned i trinn 1, og ranger risikoen etter deres mulige innvirkning og sannsynlighet. Jo mer sannsynlig risikoen vil skje og jo mer alvorlig effekten vil være, desto høyere skal den rangeres.

Du må bestemme hvor mye vekting du skal legge på hver risiko i henhold til din situasjon.

3. Planlegg

Det neste trinnet er å faktisk skrive beredskapsplanen din. Vær oppmerksom på ressursene som er tilgjengelige, og utform løsninger for risikoen du vil dekke i planen. Vær realistisk med hensyn til dine behov: kanskje noen problemer må håndteres før andre, eller kanskje du må ta handlinger innen en bestemt tidsramme, etc.

Det er også viktig å gi klare og enkle instruksjoner, slik at du ikke glemmer det du har skrevet måneder senere, eller at noen misforstår dem.^[5]

4. Utfør

Hvis beredskapsplanen din involverer andre mennesker, for eksempel kolleger eller familiemedlemmer, snakk det gjennom dem. La dem få vite hva de skal gjøre når visse ting skjer.^[6]Forbered dem.Reklame

Deretter, hvis planen din inneholder handlinger for å forberede seg på fremtidige ulykker, skal du utføre dem. Dette kan hjelpe deg med å redusere risikoen du kan ha når du setter mål.

5. Gjennomgang

Endringer skjer hele tiden. For at beredskapsplanen din skal være praktisk, bør du gjennomgå den og foreta justeringer regelmessig. Evaluer elementene i planen din. Over tid kan noen risikoer bli mer eller mindre sannsynlige, eller kan føre til forskjellige resultater. Lær situasjonen din godt, og oppdater løsningene dine deretter.

Hvis planen din handler om store risikoer som naturkatastrofer eller serverfeil, er det veldig nyttig å utføre øvelser for å identifisere eventuelle svakheter i planen, samt å sørge for at de involverte vil være forberedt på å handle i henhold til planen når de har til.

Noen konkrete eksempler for å sette ting i perspektiv:

Eksempel 1: Beredskapsplan for en utendørs utstilling

• Potensiell risiko: Regn
• Hvem vil bli berørt: Utstillere, besøkende, arrangører og besetningsmedlemmer
• Handling 1: Sikker utstillingsartikler
  • Hvem vil iverksette tiltak: Besetningsmedlemmer på stedet
  • Forberedelse: Regntette omslag for utstillingsboder, e-postutstillere med værmelding 3 dager i forveien
• Handling 2: Led besøkende til skjermede områder
  • Hvem vil iverksette tiltak: Besetningsmedlemmer på stedet, sikkerhetsvakter
  • Forberedelse: Merk utpekte områder som parkeringsplasser, vanntette jakker for mannskapet

Eksempel 2: Beredskapsplan for å holde en tale til en stor gruppe publikum (medarbeidere) Reklame

• Potensiell risiko: Projektoren eller datamaskinen fungerer ikke
• Hvem vil bli berørt: Meg
• Handling: Skriv omriss og viktige punkter på tavlen mens jeg snakker
  • Hvem vil ta affære: Meg
  • Forberedelse: Notater i papir, 3 fargede markører, trykte utdelinger

Fremhevet fotokreditt: Flaticon via flaticon.com

Referanse