Det er ikke bare deg: Vi er alle travlere enn vi pleide å være. Å gjøre noen oppgaver på en tidseffektiv måte føles bare umulig i disse dager.

Enten du er en arbeidende mamma, en student eller en småbedriftseier, kan det være utfordrende å administrere tiden din. Mellom klasser, møter, legeavtaler og barnas skolefester, hvordan finner noen tid til trening eller, himmelen forby, moro?

Vi får alle 24 timer i døgnet. Så hvordan ser det ut til at noen mennesker briser gjennom oppgavene mens vi andre flyr? De har lært å være både tidseffektive og effektive.

Innholdsfortegnelse

1. Hva betyr det å være tidseffektiv?
2. Effektiv vs. effektiv
3. 6 måter å være tidseffektiv
4. Bunnlinjen
5. Mer om tidsstyring

Hva betyr det å være tidseffektiv?

Merriam-Webster definerer effektiv som, i stand til å produsere ønskede resultater med lite eller ingen sløsing (som tid eller materiale).^[1]Men hva betyr det å faktisk være effektiv i hvordan du bruker dagene dine?

Å være tidseffektiv betyr å forhandle hver dags omstendigheter, samtidig som du sørger for at du har nok tid til ikke-omsettelige som søvn og egenomsorg. Effektivitet betyr ikke alltid å sitte ved et skrivebord om morgenen, pusse ned en oppgaveliste og forlate kontoret innen kl. Effektivitet betyr å gjøre ditt beste, til tross for interne og eksterne faktorer, og gi god tid til å ta vare på deg selv.

Jeg starter arbeidsdagene mine med å skrive ned mine leveranser. Uunngåelig, skjønt, blir jeg tauet inn i et uventet møte eller investoranrop. Ja, jeg kunne holde meg våken hele natten med å gjøre arbeidet for å nå fristene mine - men hvis jeg gjorde det, ville jeg være for sliten neste dag til å få gjort noe. Det er å være effektiv, ikke effektiv.

For å være effektiv kan jeg dele arbeidet med en kollega, eller fullføre halvparten av oppgaven og be om utvidelse.

Når du sjonglerer med arbeid, foreldre og et sosialt liv, må du kontinuerlig optimalisere dagene og holde deg selv ansvarlig. Men selvfølgelig må du fortsatt være effektiv også.Reklame

Effektiv vs. effektiv

Enkelt sagt, å være effektiv handler om å oppnå et spesifikt resultat; å være effektiv betyr å oppnå det resultatet uten å kaste bort tid eller krefter . I teorien må du være tidseffektiv for å være effektiv, men det er ikke alltid tilfelle.

Se på det på denne måten: Du har en oppgave å fullføre som tar deg en time. Men mellom distraksjoner som internett og kontorsprat, tar den oppgaven deg fire timer. Du oppnådde ditt endelige mål, så du var effektiv, men du var ikke effektiv da det tok mye lenger tid enn det burde ha.

Hvis du har en jobb som holder tak over hodet og mat på bordet, betyr det at du er effektiv nok på jobben til å få en månedlig lønnsslipp. Lønnsslippen din gjenspeiler imidlertid sannsynligvis ikke hvor mye tid du bruker på sosiale medier hver lønnsperiode.

Unntaket er gründere og frilansere. For å tjene mer penger må folk som eier en virksomhet være både effektive og effektive.

6 måter å være tidseffektiv

Effektivitet er et biprodukt av effektivitet. Selv om det er trygt å si at de fleste gründere er effektive, er det en ferdighet som tar praksis.

Selv om du ikke prøver å drive en lønnsom virksomhet, kan du fortsatt ha nytte av å drive slik vellykkede bedriftsledere gjør.

1. Sett målbare mål

Selv om hver gründer har sin egen metode, foreslår produktivitetseksperter innstilling SMART mål . Spesifikke, målbare, oppnåelige, realistiske og tidsavhengige mål fremmer både effektivitet og effektivitet - ikke bare kan de realiseres, men fremdriften mot dem kan kontrolleres kvantitativt^[to].

Du kan lære mer om SMART-mål med følgende video:Reklame

Si at du vil hente inn 100 000 dollar per kvartal. Du kan sette ukentlige milepæler på $ 8000, noe som gjør målet mer håndterlig og gir deg en pute i tilfelle du kommer til kort en uke.

Å sette mål hjelper deg å være tidseffektiv fordi det fokuserer energien din på det du vil ha. Dette forbedrer igjen din evne til å nå disse målene.

2. Kommuniser på dine vilkår

Enten det er måltidsplanlegging eller produktutvikling, tar de fleste prosjekter et team. Det betyr imidlertid ikke at du må oppdatere e-postmeldingen hvert femte minutt for oppdateringer. Arbeidende fagfolk kaster bort i gjennomsnitt 21 minutter per dag ved å bare sjekke innboksen sin^[3]. Over fire arbeidsuker, det er nesten syv timer i måneden du kan klo tilbake.

Spesielt gründere må være forsiktige med e-post. Investormeldinger kan fortjene et raskt svar, for eksempel. Betyr det faktisk hvor raskt du leser den e-posten du har blitt kopiert til medarbeiderne?

Hvis en ansatt trenger noe umiddelbart, kan du be de ringe deg eller komme innom kontoret ditt. Angi en tid og viet en eller to timer per uke til gre gjennom hele innboksen din for å sikre at du ikke går glipp av noe avgjørende.

3. Standard som tillit

Selv om du ikke jobber med et team, er du fortsatt avhengig av andre. Da kona og jeg la til et vaskerom oppe i hjemmet vårt, måtte jeg stole på entreprenørene for å gjøre jobben sin. Jeg måtte stole på kona mi for å svare på alle de. Hvor vil du ha det? spørsmål som uunngåelig kom opp.

Hvis jeg ikke hadde misligholdt å stole på, ville jeg ha bremset prosjektet og kanskje til og med skrotet det helt.

Lær å stole på andre på samme måte som din romantiske partner. Vær tydelig på intensjonene dine. Forsikre deg om at handlingene dine samsvarer med ordene dine, og anta at andres gjør det også.Reklame

Vær oppriktig i hvordan du kommuniserer. Viktigst, godta at andre er unike individer. Ikke alle jobber eller kommuniserer på samme måte, og det er greit.

4. Ta regelmessige pauser

Jo mer tid du bruker på et prosjekt, jo raskere oppnår du det, ikke sant? Ikke nødvendigvis.

Forskning antyder at de mest produktive, tidseffektive arbeidstakerne faktisk tar flest pauser. En studie fra Draugiem Group viste at den ideelle arbeidsrytmen faktisk er 52 minutter etterfulgt av en 17-minutters pause^[4]. Selv om studien ikke så på andre typer arbeid, er det en rettferdig innsats som bryter for å fremme effektivitet over hele linja.

Sett en tidtaker for å minne deg på å ta en pause hver time. Hvis kortere intervaller er mer passende for oppgaven din, kan du prøve Teknikk tomat . Arbeid i 25 minutter, og gjør deretter noe annet for de følgende fem^[5]. Ikke bare vil du få mer gjort, men du vil være mindre stresset for å starte opp.

5. Bruk ressursene dine

For ikke lenge siden måtte jeg kutte noen trær i hagen min for å beskytte huset mitt. Jeg kunne ha trukket ut baugsagen og brukt den neste timen på å sakte kutte meg gjennom bagasjerommet, men det gjorde jeg ikke, for jeg hadde motorsag som satt i garasjen. Når jeg fyrte det opp, tok treverket omtrent ti minutter, og etterlot meg ekstra tid til andre oppgaver.

Ta samme tilnærming på jobben. Hvis du trenger å overføre informasjon mellom flere nettleservinduer på datamaskinen din, kan du stadig klikke frem og tilbake mellom flere faner. Eller du kan koble til reserveskjermen som er lagret, noe som vil hjelpe deg å jobbe raskere og gjøre færre feil.

6. Vet når du skal si nei

Små prosjekter har en dårlig vane å ballonere til større. Hvis alt du bestemmer deg for å gjøre er å klippe hagen din, hold deg til det. Ikke fortell deg selv (eller la noen andre fortelle deg) at du også må trimme buskene og trekke ugress.

Få gjort det du vil, og fortsett. Det er både effektivt og tidseffektivt.Reklame

Hva om det er et arbeidsprosjekt? Du kan kanskje ikke si nei direkte til sjefen din, men du kan foreslå alternativer. Hvis du er bekymret for at en oppgave er bortkastet tid, kan du kaste ut en annen ide.

Hvis du virkelig ikke har tid på kalenderen din, kan du be ham eller henne om å hjelpe deg med å prioritere prosjektlisten. Gjør det riktig, og sjefen din kan takke deg for at du sparte tid for selskapet.

Å ha full forståelse av tidsstyring er nøkkelen til å vite når du skal si nei og når noe kan være fornuftig for en tidsinvestering.

Lær mer om kunsten å si nei med denne artikkelen.

Bunnlinjen

Planlegging er nøkkelen. Enten du er en gründer som meg eller en hjemmehjemmeforelder, har du en jobb å gjøre. Selve arbeidet kan variere, men verdien av å være tidseffektiv og effektiv gjør det ikke. Hvis du vil lykkes - og har tid til deg selv til overs - tenk før du maler dagen bort.

Å jobbe klokt er bedre enn å jobbe hardt. Å lære å stole på andre er viktigere enn at resultatet ser ut akkurat som det du hadde i tankene. Effektivitet og effektivitet kan variere, men begge koker ned til to ting: å ha en plan og svinge etter behov.

Mer om tidsstyring

• 20 raske tips for tidsstyring for å øke produktiviteten din
• 10 praktiske måter å forbedre dine tidsstyringsevner
• Hvordan være produktiv på jobben: 9 grunnregler

Fremhevet fotokreditt: Alex Presa via unsplash.com

Henvisning