Evnen til å delegere er et av kjennetegnene til en vellykket leder. Delegasjon er en av de beste styringsverktøy for å øke ansattes moral, trivsel, tillit mellom teammedlemmer og leder, og selskapets bunnlinje. Det hjelper også med tidsstyring.

Mens effektive delegeringsteknikker sjelden blir undervist, er den gode nyheten at delegering er en ferdighet som alle andre som kan tilegnes.

Innholdsfortegnelse

1. Hva er delegasjon?
2. Hvordan forbedrer delegasjonen teamledelsen?
3. Hvordan delegere riktig
4. Å vite hva som skal og ikke bør delegeres
   • Hva bør delegeres
   • Hva bør ikke delegeres
5. Konklusjon
6. Flere tips om delegering av oppgaver

Hva er delegasjon?

Delegasjon kan defineres som handlingen om å gi mulighet til å handle for en annen.^[1]Med denne tildelte makten er en person, vanligvis en underordnet, i stand til å utføre spesifikke aktiviteter (vanligvis gitt av en leder eller veileder). Delegasjon er et styringsverktøy designet for å øke effektiviteten i en organisasjon.^[2]Det gjør at organisasjonens mål kan deles opp i oppgaver og tildeles det teammedlemmet som er best egnet for plikten. Når det er sagt, er de fleste gründere og ledere notorisk dårlige til å delegere. Men hvorfor?

Som nevnt tidligere, lærer de fleste organisasjoner ikke lederne sine hvordan de delegerer. Det er imidlertid en rekke andre grunner til at ledere er nølende med å delegere, inkludert:

De tror at ingen kan gjøre jobben så godt de kan

Ledere må delegere fordi deres ansvar er å føre tilsyn med ansatte. De kan ikke og bør ikke gjøre alt arbeidet selv. En leders jobb er å veilede, motivere og overvåke teammedlemmene for å nå et mål.

De tror det tar for mye tid å trene noen

En del av å veilede og motivere teammedlemmer inkluderer trening. Ja, det vil ta ekstra tid å trene en ansatt til en ny oppgave, men du må tenke på det som en investering. Tenk deg at det tar en ekstra time om dagen å trene noen til å gjøre en oppgave, og at treningen varer en uke. Det er fem ekstra timer brukt på å gjøre oppgaven. Men etter de første fem dagene til den ansatte gjør oppgaven, vil du ha frigjort fem timer per uke for å vie deg til andre problemer.

Det er mangel på tillit til ansattes motivasjon

En annen del av lederens jobb er å utvikle deres ansattes evner for å identifisere fremtidige ledere, samt oppdage styrker og svakheter. Uten delegasjon vet du aldri motivasjonsnivået dine ansatte har.

De vil gjøre seg uunnværlige

Hvis du er bekymret for å gjøre deg selv uunnværlig, bør du ikke være det. Du er uunnværlig. Gode ​​ledere og ledere er kjent som vanskelig å komme forbi, og det er naturligvis uunnværlig for organisasjoner. Hvis du er i en lederstilling og er bekymret for jobben din, kan du lære å bli en bedre leder.

De liker å gjøre jobben selv

Mens mange mennesker liker å gjøre arbeidet selv, liker de den kreative prosessen eller bare ideen om at de kan kontrollere utfallet og ta æren for det. Det er ikke en lederjobb.

Du må være villig til å gi opp kontrollen, godta at andre mennesker har forskjellige (og noen ganger bedre) måter å gjøre ting på, og akseptere din rolle som tilrettelegger eller tilsynsmann.Reklame

De føler seg dårlig om å gi mer arbeid til et overbelastet personale

Å føle at personalet ditt er overbelastet eller overarbeidet er ganske vanlig for en leder. Å gi teammedlemmer mer å gjøre kan føles som om du bare slipper mer arbeid med dem. Når det gjøres riktig (mer om det senere), kan delegering imidlertid øke motivasjonen og arbeidsglede.

Nå som vi har svart på spørsmålet om hva som er delegering, la oss gå videre til andre del av spørsmålet:

Hvordan forbedrer delegasjonen teamledelsen?

Effektiv delegering er en av de viktigste lederegenskapene du kan ha. Fordelene med riktig delegering går dypere enn den økte produktiviteten. Disse effektene kan sees i:

Større tillit mellom leder og ansatt

Når du gir en ansatt autoritet og autonomi til å utføre en oppgave, antydes det at du stoler på dem for å få det gjort. Det står også at du tror at de er kompetente nok til å håndtere oppgaven. Denne tilliten og tilliten bygger et bånd mellom veileder og underordnet.

Økning i jobbtilfredshet

Delegering av oppgaver eller oppgaver til teammedlemmene gjør at de kan ta eierskap og være stolte av arbeidet sitt. Ingen ønsker å bli tenkt på som en tannhjul i maskinen, og gjør en jobb som noen kan gjøre. Å gi dem ansvaret og autoriteten til å få jobben gjort, vil gå langt for å hjelpe dem å være stolte av sitt arbeid.

Økt motivasjon

Ved å delegere oppgaver til aktuelle ansatte får de ta eierskap til resultatet. Dette er deres sjanse til å skinne. Alle ønsker ros fra sjefen, og å vite at resultatet de kommer med vil bli evaluert som en refleksjon av seg selv, er stor motivasjon.

Mer tid til andre viktige aktiviteter

Akkurat som en kaptein, vurderer ledere forholdene, planlegger kursen og styrer fartøyet. De kan hoppe inn når det er en mann nede, men deres viktigste jobb er å bekymre seg for det store bildet. La mannskapet bekymre deg for padling, og bare sørg for at de går i riktig retning.

På denne måten kan du frigjøre tid til å delta i viktigere aktiviteter.

Utvikling av nye ferdigheter i teammedlemmene

En del av lederens jobb er å hjelpe de ansatte til å lære og vokse. Etter hvert som ansatte blir perfekte og øker ferdighetene sine, blir de mer verdifulle for selskapet og bransjen som helhet. Dette er en del av karriereutviklingen deres. Det gjør også teamet ditt mye mer fleksibelt.

Flott evalueringsverktøy

Som leder er en del av jobben din å identifisere toppartister og de som er verdt å promotere. Du bør også tenke på hvem som skal erstatte deg når du blir forfremmet. Ved å delegere ansvar til dine ansatte har du en god posisjon for å se hvem som tar oksen ved hornene og hvem bare gjør det minste.Reklame

Samlet sett kan de positive effektene av delegering ha en synergistisk effekt på effektiviteten, produktiviteten og lønnsomheten til en organisasjon.

Hvordan delegere riktig

Vi har snakket om hva delegasjon er og fordelene, men hvordan kan du være en effektiv delegator og høste fordelene vi diskuterte? Her er noen effektive delegeringsteknikker som hjelper deg i gang.

1. Start fra resultatet og gå bakover

Når du delegerer et nytt ansvar til en ansatt, begynn med å forklare hvordan resultatet skal se ut. For eksempel: Jeg skal gi deg ansvaret for X, og formålet med X er å få ABC konvertert til DEF innen to uker og for under $ 100. Dette er en måte å sette målet uten å fortelle dem hvordan de må oppnå det.

2. Gi dine ansatte autonomi

Dette kan være vanskelig for ledere, men du bør prøve å gå tilbake og innse at det er mange forskjellige måter å løse et problem på. Ved å la dem finne ut av sin egen måte å gjøre det på, vil de lære, og det vil ofte være et bedre resultat.

3. Gi dem autoriteten til å gjøre det du ber om

Dette er veldig viktig! Å delegere ansvaret for en oppgave uten å gi dem den autoriteten som trengs for å fullføre den, er egentlig bare å dumpe mer arbeid på en ansatt. I stedet for å øke motivasjonen og arbeidsglede, vil du skape harme og sinne.

4. Match deres personlighet og ferdighetssett

Ikke gi en introvert oppgaven med å kjøre et møte. På samme måte må du ikke sette ekstrovert som har ansvaret for regnskap. Du bør ha en god ide om hvem dine ansatte er og hvilke ferdigheter de har. Delegere riktig oppgave til rett person.

5. Forsikre deg om at de har de riktige ressursene

Forsikre deg om at menneskene du delegerer til å ha nok tid, penger, opplæring, forsyninger, arbeidsplass og hjelp fra andre til å få jobben gjort. Hvis de ikke gjør det, er ikke feil på dem, det er på deg.

6. Supervise, Don't Micromanage

Den beste måten å gjøre dette på er å etablere en tidslinje med regelmessige innsjekkinger. Dette tillater ansattes autonomi mens han fremdeles holdes ansvarlig for prosjektet. Det tillater også den ansatte å stille spørsmål og motta innspill med jevne mellomrom.

7. Lag et motiverende miljø

De mest vellykkede delegatene er de som vet når de skal være cheerleader eller coach og når de skal gå inn eller gå tilbake. De er også der for feire suksessene .

8. Vær tolerant overfor feil

Du vil aldri ha innovasjon uten risikotaking, og du kan ikke ta risikotaking uten feil. Vær tolerant og bruk feil som læringsverktøy, ikke som noe å være redd for.Reklame

Så langt har vi jobbet med hva, hvorfor og hvordan delegering, men hvordan bestemmer vi hvilke oppgaver som skal delegeres?

Å vite hva som skal og ikke bør delegeres

Det er noen forskjellige tanker om dette emnet, et syn er at, at et bestemt punkt, bør alt som kan delegeres være; med sjeldent unntak.

Hva bør delegeres

Gjennomfør en tilsyn med de seks T-ene for å finne ut hvilke oppgaver som gir mest mening å laste ut.^[3]

1. Liten

Dette er oppgaver som er så små at de virker ubetydelige å takle, men de legger opp. De er aldri viktige eller haster, og selv om de bare tar noen minutter, ender de opp med å ta deg ut av strømmen av mer strategisk arbeid. For eksempel kan du registrere deg for en konferanse eller et arrangement, legge det til i kalenderen din og bestille hotell og fly - hver for seg tar hver av disse tingene kanskje ikke mye tid, men når alt kommer til alt, legger de opp.

2. Kjedelig

Oppgaver som er relativt enkle er sannsynligvis ikke den beste bruken av tiden din. Svært enkle oppgaver kan (og bør) håndteres av alle andre enn deg.

For eksempel, manuelt å legge inn en 100-elementsliste i et regneark og fargekode den eller oppdatere KPI-ene i presentasjonsdekket ditt, er alle enkle oppgaver som kan overleveres.

3. Tidkrevende

Dette er oppgaver som, selv om de kan være viktige og til og med litt komplekse, er tidkrevende og ikke krever at du gjør de første 80% av undersøkelsen. Du kan enkelt gå inn når oppgaven er 80% fullført og gi godkjenning, tilsyn og / eller veiledning for de neste trinnene.

4. Lærbar

Selv om disse oppgavene ser ut til å være kompliserte i begynnelsen, kan de oversettes til et system og videreføres, mens du fremdeles gir kvalitetskontroll og endelig godkjenning.

For eksempel kan det være en god måte å frigjøre tid til å lære en av dine direkte rapporter hvordan du skal lage et presentasjonsdekk for det månedlige møtet med alle hender, og til og med hvordan du skal være den som skal levere disse oppdateringene til teamet.

5. Forferdelig kl

Oppgaver som faller inn i et område der du føler deg ikke utstyrt, bør generelt sendes videre til noen med styrker i det området. Hvis du for eksempel ikke er sikker på hvordan du skal organisere den visuelle utformingen av disse PowerPoint-lysbildene for teammøtet, vil noen på teamet ditt sannsynligvis kunne komme inn.Reklame

6. Tidssensitiv

Dette er oppgaver som er tidssensitive, men konkurrerer med andre prioriteringer. Det er ikke nok tid til å gjøre dem alle samtidig, så du delegerer en viktig og tidssensitiv oppgave som kan gjøres parallelt med de andre prosjektbaserte tidsfrister.

For eksempel kan det ta mye tid å legge igjen iPad på flyet etter en flytur og jobbe for å gjenopprette den før den forsvinner helt til flyplassen mistet og funnet avgrunn ved å ringe kundeservice daglig og kan delegeres til en underordnet.

Hva bør ikke delegeres

I motsetning til det ovennevnte er det noen oppgaver som aldri skal delegeres, og som alltid skal forbli som lederens ansvar. Noen av disse inkluderer:

Firmaets visjon og misjonserklæringer

Disse spiller en viktig rolle i omdømmet til selskapet og bør tas så alvorlig som mulig. Derfor er ansvaret for skape disse bør alltid ligge med en leder eller annen selskapsleder.

Ansettelsesbeslutninger

For mange ledere er avhengige av eksterne byråer for sine ansettelsesbeslutninger. Selv om ferdighetssett er viktig, er det like viktig å evaluere hvordan en ansatt vil passe inn i bedriftskulturen, og dette gjøres best ansikt til ansikt.

Ombordstigning ansatte

Det er viktig for ledere å ta en aktiv rolle i å få nye ansatte til å føle seg velkomne. De skal alltid være tilgjengelige og tilgjengelige for nye ansatte.

Disiplin

Overføring av disiplinæroppgaver til en administrativ assistent eller HR er ofte et tegn på dårlige lederegenskaper. Ledere kan generelt få mer respekt fra ansatte ved å håndtere dette selv.

Ytelsesanmeldelser

Å få ansatte til å gjøre sine egne anmeldelser og bare signere dem er en bjørnetjeneste for alle involverte. Ledere bør være personlig involvert i denne prosessen for å få mest mulig ut av det.

Konklusjon

Ved første øyekast kan delegering virke som mer problemer enn det er verdt. Når det gjøres riktig, utgjør omfanget, bredden og kvaliteten på arbeidet mer enn noe ulempe.

Du vil bli overrasket over hva som skjer når du ordner arbeidsmengden slik at du bare kan fokusere på oppgavene med høyest prioritet mens andre jobber med meningsfylte og utfordrende oppgaver.Reklame

Ved å implementere praksis vi har snakket om her, vil du kunne delegere de riktige prosjektene til riktige personer på riktig måte, og det er en oppskrift på suksess.

Flere tips om delegering av oppgaver

• Slik delegerer du oppgaver effektivt (trinnvis veiledning)
• Delegere arbeid: Hva skal jeg delegere og hva ikke?
• Viktigheten av å delegere lederskap (og hvordan man delegerer riktig)

Fremhevet fotokreditt: CoWomen via unsplash.com

Henvisning