Hvorfor virker det alltid som om det er for mye å gjøre på for kort tid?

Vi har alle bare 24 timer i døgnet. Og likevel, hvorfor er det noen mennesker som lett kan sjonglere med en fulltidsjobb, bygge sidekjas og nyte kvalitetstid med familie og venner uten å svette mens andre knapt finner tid til å gjøre noe annet enn jobb og søvn?

Hemmeligheten ligger i tidsinnflytelse. Å ha nok tid handler ikke om å jobbe hardere, men å jobbe smartere og mer bevisst ta beslutninger for å optimalisere livet ditt.

Hvis du vil vite hvordan du kan utnytte tid til å nå dine personlige, økonomiske og karrieremål uten å føle deg utbrent og helt utmattet ved å gjøre det, les videre mens jeg skal vise deg hvordan!

Innholdsfortegnelse

1. Hva er tidsutnyttelse?
2. Hvordan utnytte tid for å øke produktiviteten
   • Utnytt din egen tid
   • Utnytt andres tid
3. Bunnlinjen

Hva er tidsutnyttelse?

Før du dykker inn i hvordan du kan inkorporere tidsinnflytelse i ditt travle liv, er det viktig å ha et godt grep om hva tidsinnflytelse betyr.

I følge Merriam-Webster-ordboken, ^[1]

Innflytelse er definert som 'handlingen til en spak eller den mekaniske fordelen oppnådd av den'.

Med andre ord, innflytelse innebærer å bruke ressurser for å oppnå en 'fordel', for eksempel å oppnå målene dine mer effektivt.

Tid er uten tvil den knappeste ressursen. Å forstå at tiden er begrenset og at du har kontroll over hvordan du bruker tiden din, er grunnleggende prinsipper for å bruke tidsinnflytelse for å optimalisere livet ditt.

Tidsutnyttelse innebærer oppnå det mest betydningsfulle resultatet med minst mulig innsats.

Tidsutnyttelse betyr ikke å jobbe mer enn 12 timer om dagen, 7 dager i uken, og risikere din fysiske og mentale helse for å nå dine mål.

Snarere, å lære hvordan du utnytter tid lar deg fortsatt oppnå de samme målene som om du jobbet hele dagen og natten, bortsett fra at du ikke trenger å føle deg konstant overarbeidet, stresset og overveldet.

Dette er fordi tidsutnyttelse innebærer å bruke andres tid til å delegere oppgaver de kan gjøre for deg og/eller bruke teknologi og automatiseringskraften til å jobbe smartere, ikke hardere.

Det er bare så mye tid du har på en gitt dag; derfor er det bare så mye du kan oppnå på egenhånd hver dag. Men ved å bruke andres tid og dra nytte av teknologi for å automatisere livet ditt, vil du kunne nå målene dine mer effektivt, uten å måtte gå på akkord med helsen og velværet.

Tidsutnyttelse øker produktiviteten din ved å kunne delegere oppgaver på lavere nivå (dvs. svare på e-poster, rydde hjemmet ditt, til og med gå tur med hunden din) til andre mennesker som også er i stand til å gjøre de samme oppgavene for deg til en gitt hastighet.

Selv om delegering av disse oppgavene på lavere nivå har en kostnad, vil tiden du får tilbake tillate deg å vie mer udelt oppmerksomhet til oppgaver på høyere nivå og til og med personlige forpliktelser/muligheter som kan forbedre ditt personlige liv og din profesjonelle karriere betydelig ( dvs. utvikle en forretningsstrategi, bedre administrasjon av ansatte, presentere på en konferanse, tilbringe kvalitetstid med kjære).

Noen av de mest suksessrike menneskene i vår generasjon, Mark Zuckerberg ^[to] og Elon Musk, ^[3] til og med bruke tidens kraft til å lykkes med å drive og skalere bedriftene sine ved med hensikt å delegere oppgaver til de rette personene for å effektivt vokse virksomheten deres.

Selv om du kanskje ikke driver et selskap med flere milliarder dollar, hvis du er en gründer og kan overføre noen oppgaver til de rette personene, kan dette ikke bare hjelpe deg med å nå målene dine mer effektivt, men sikre at du ikke brenner ut eller har å kompromittere kvalitetstid med venner og familie for å nå dine mål.

Hvordan utnytte tid for å øke produktiviteten

Hvis du er nysgjerrig på hvordan du kan utnytte tid til å oppnå mål mer effektivt i livet ditt, bør du vurdere:

1. utnytte din egen tid
2. utnytte andres tid.

Det er viktig å være selvbevisst om hvor du er når det gjelder hvordan du kan utnytte tiden din. Hvis du nettopp har startet virksomheten din, har du kanskje ikke så mye penger og ressurser til å utnytte andres tid til å utvide virksomheten din ennå. Du kan imidlertid fortsatt utnytte din egen tid til å effektivt utvide virksomheten din.

På samme måte kan du bare utvide virksomheten din så mye på egen hånd, selv med tidsinnflytelse, til du når et punkt hvor det kan være ekstremt fordelaktig å utnytte andres tid.

Lær hvordan du kan øke produktiviteten og resultatene ved å utnytte både din egen tid og andres tid:

Utnytt din egen tid

Selv om vi alle har begrenset tid, betyr det ikke at det ikke finnes effektive måter å utnytte din egen tid for å oppnå målene dine effektivt. Bruk disse tre tipsene for å hjelpe deg å utnytte din egen tid mer effektivt.

1. Sette SMARTere mål

En av de viktigste måtene å utnytte din egen tid på er å definere hva dine mål er og lage en konkret plan for hvordan du skal nå de spesifikke målene.

Du har sikkert hørt om SMART-mål, men hva med SMARTere mål?

Mange mennesker klarer ikke å nå målene sine fordi de kanskje ikke virkelig forstår Hvorfor de ønsker å oppnå visse mål. Å forstå hvorfor du ønsker å oppnå bestemte mål kan hjelpe deg med å skille mellom hva du ønsker (ditt oppfattede mål) og hensikten bak målet du setter. På denne måten kan du gjøre justeringer av målene dine for å sikre at de faktisk stemmer overens med formålet bak målet. Det er også dette som gjør et SMARTere mål.

Noen ganger kan det være vanskelig å forstå dine sanneste ønsker og intensjoner bak et bestemt mål. Hvis dette er tilfelle, bør du vurdere å bruke 5 Whys Framework for å få en bedre forståelse av hvorfor du kan ha målet ditt i utgangspunktet.

Når du forstår 'hvorfor' bak målene dine, er det på tide å jobbe mot å sette SMART-mål (spesifikke, målbare, oppnåelige, relevante, tidsbestemte) som stemmer overens med formålet ditt, samtidig som det gir deg en følelse av ansvarlighet for å lykkes med å oppnå disse mål.

Å sette spesifikke mål er bare en av de fem faktorene som utgjør SMART-målsystemet. Et godt eksempel på hvorfor det er viktig å sette klare mål er Edwin Lockes målsettingsteori. ^[4] Målsettingsteorien refererer til kraften i å sette mål for å forbedre den generelle ytelsen ved at de som setter spesifikke, vanskeligere mål er mer sannsynlig å oppnå disse målene sammenlignet med individer som setter mer generelle, enklere mål.

Vil du lære mer om hvordan du setter smartere mål og når dem? Lese 'Å oppnå mål: Den ultimate guiden til måloppnåelse og målsetting'.

2. Prioriter

Å prioritere tiden din er en annen måte å utnytte din egen tid på. Å prioritere innebærer å fokusere mer av tiden og energien på meningsfulle, viktige oppgaver, og bruke mindre tid på små, mindre meningsfulle oppgaver.

Derfor er det viktig å forstå skillet mellom oppgaver som er viktige og ikke like viktige. I stedet for å fullføre alle oppgavene dine tilfeldig, sørg for å vurdere verdien av hver oppgave først. På denne måten kan du begynne og med vilje dedikere mest tid til disse mer verdifulle oppgavene først, og jobbe deg nedover.

For å lære mer om alle ting prioritering, les 'Den ultimate guiden til å prioritere ditt arbeid og liv' .

3. Bruk teknologi og automatisering

I dagens digitale tidsalder er det utallige måter å bruke teknologi for å utnytte tiden din og automatisere rutinene dine som ellers ville tatt opp verdifull tid av dagen.

Du vil bli overrasket over å lære alle de forskjellige prosessene og rutinene du konsekvent gjør som enkelt kan automatiseres for å gjøre mer på kortere tid.

En rekke automatiseringsprogramvare gir i dag muligheten til unikt å tilpasse, automatisere og deretter utføre ganske dagligdagse oppgaver som ikke trenger mye menneskelig hjelp eller veiledning.

Topp automatiseringsverktøy som kan brukes til å utføre daglige oppgaver mer effektivt inkluderer:

• Google Kalender
• Calendly
• Alfred
• 1Passord

Du kan finne flere tidsstyringsverktøy i 18 beste tidsstyringsapper og -verktøy.

Utnytt andres tid

Det kommer et punkt hvor du bare kan gjøre så mye for å utnytte din egen tid før du trenger å leie ut hjelp. Selv om å utnytte andres tid kan være en utmerket måte å nå dine mål raskere, kan det også være katastrofalt hvis du ikke tar deg tid til å finne de rette personene å delegere oppgavene dine til.

Her er noen nyttige tips om hvordan du kan utnytte andres tid til å oppnå målene dine mer effektivt ved å jobbe med de rette menneskene.

1. Utvikle klare retningslinjer og planer

Å sette en enkel, men omfattende retningslinje for teamet ditt på forhånd, kan spare deg for tid og mye hodepine underveis. Det er viktig at du legger opp til personene du laster ned oppgavene dine til 1) hva de trenger å gjøre, 2) når de trenger å gjøre det, og 3) hvordan de kan gå frem for å oppnå disse oppgavene for å oppfylle dine standarder.

Selv om noen oppgaver som å sende ut e-poster kan være så enkle som å lage en e-postmal som de nyansatte kan følge, kan det hende at andre oppgaver som å analysere data for virksomheten din eller lage innhold for å utvide virksomheten din ikke er like enkle.

Det er her det er av ytterste viktighet å lage en omfattende guide som teamet ditt kan følge. Ikke bare vil dette spare deg for tid i det lange løp, slik at teamet ditt ikke hele tiden trenger å stille deg spørsmål for å forstå hvordan du kan utføre oppgaven effektivt, men dette vil sikre at arbeidet ditt team gjør oppfyller dine forventninger.

Ved å sette klare retningslinjer og planer som teamet ditt skal følge på forhånd, hjelper det derfor hele teamet å jobbe effektivt. På denne måten har teamet ditt alle de riktige ressursene og verktøyene til rådighet for å effektivt løse problemer og skape kvalitetsarbeid, uten å måtte stole på deg.

For mer komplekse oppgaver som kan forvirre teamet ditt, bør du vurdere å lage opplæringsvideoer som går gjennom prosessen fra start til slutt du vil at teamet ditt skal fullføre. På denne måten kan personen se videoen på nytt gang på gang, og hvis de fortsatt er forvirret, ta kontakt med deg for veiledning.

2. Delegere

Selv om delegering av oppgaver kan høres skummelt ut, er det viktig å effektivt øke produktiviteten og nå målene dine. Du må imidlertid bygge det rette teamet å delegere oppgavene dine til. Unnlatelse av å finne den eller de riktige personene å delegere oppgavene dine til kan være skadelig og negativt påvirke fremgangen din mot å nå dine personlige og profesjonelle mål.

Noen viktige delegeringsregler å huske inkluderer:

• Identifisere rett person(er) for å fullføre visse oppgaver. For eksempel, hvis én person er eksepsjonell til å lage og organisere data i Excel, delegere slike datarelaterte oppgaver til den personen.
• Vær spesifikk og tydelig på forventninger til hvordan du kan fullføre oppgaven effektivt. Men motstå trangen til å mikroadministrere da dette vil skade dine ansattes ytelse og produktivitet.
• Gi støtte ved behov for å sikre at ansatte har alle ressursene og informasjonen som er nødvendig for å fullføre oppgavene sine.

Les artikkelen min 'Hvordan begynne å delegere oppgaver effektivt (trinn-for-trinn-veiledning)' for å lære mer om hvordan du delegerer oppgavene dine på riktig måte.

3. Ta med eksperter og konsulenter

Noen ting overlates best til ekspertene. Å introdusere eksperter og konsulenter kan være en fin måte å fylle kunnskap, ferdigheter og erfaringshull i ditt nåværende team som kan skade bedriftens evne til å gjøre sitt beste arbeid så effektivt som mulig.

Eksperter kan ikke bare maksimere bedriftens ytelse, men bringe inn nye ideer, perspektiver og bakgrunner for å utmerke bedriften din.

Bunnlinjen

Tiden er begrenset; tidsinnflytelse kan imidlertid forbedre kvaliteten på resultatene dine betraktelig, hjelpe deg å nå målene dine mer effektivt, uten å hele tiden føle deg utbrent og overveldet.

Å lære å utnytte tid til å utnytte din egen tid og utnytte andres tid er viktig for å nå målene dine mer effektivt, uten å måtte gå på akkord med helsen din eller kvaliteten på arbeidet ditt.

Hvis du har lett etter måter å enten ta bedriften din til neste nivå eller bare ønsker å finne mer balanse i hverdagen for å bygge både ditt profesjonelle og personlige liv, prøv å utnytte tiden din.

Ved å være bevisst med hvordan du bruker tiden din og følge metodene ovenfor for å utnytte tiden din, kan du mer effektivt nå målene dine uten å føle deg stresset, utmattet og presset til å ofre kvalitetstid med dine kjære i prosessen.

TL;DR

Har du ikke tid til hele artikkelen? Les dette.

Tidsutnyttelse innebærer oppnå det mest betydningsfulle resultatet med minst mulig innsats.

Tidsutnyttelse innebærer å bruke andres tid til å delegere oppgaver de kan gjøre for deg og/eller bruke teknologi og automatiseringskraften til å jobb smartere ikke hardere.

Du kan øke produktiviteten ved å utnytte din egen tid og utnytte andres tid.

For å utnytte din egen tid, sett SMARTere mål , prioritere og bruke teknologi og automatisering.

For å utnytte andres tid, utvikle klare retningslinjer og planlegge, lære å delegere effektivt, og få inn eksperter og konsulenter for å hjelpe arbeidet ditt.

Utvalgt bildekreditt: Ken Lawrence via unsplash.com

Referanse