HVORDAN LAGE EN OPPGAVELISTE OG FAKTISK FÅ TING GJORT

En av de kraftigste måtene å redusere stress og overvelde når du føler deg engstelig for arbeidet ditt, er å sette deg ned med en penn og et stykke papir og skrive ut alle tingene du må gjøre. Hva forfatter av Få ting gjort , Kaller David Allen en tankesveip. Det avlaster hjernen din fra kognitiv overbelastning, og når du kan se alle tingene du må gjøre, får du en følelse av komfort når du vet at det ikke er så ille som hjernen din fortalte deg.

Men bare å få alle de tingene du må gjøre ut av hodet ditt, gjør ikke jobben gjort. Det er bare første trinn.

For å virkelig få fordelen av å lage en oppgaveliste, er det få ting du kan gjøre som vil gjøre oppgavelisten din mye mer effektiv.

1. Vær klar over hva du trenger å gjøre

Jeg ser ofte å gjøre lister med oppgaver skrevet som Snakk med Tim eller Forbered presentasjonen . Problemet med å skrive oppgaver som dette er at de ikke er klare. Det er en rekke spørsmål som ikke blir besvart. Snakk med Tim om hva? Hvilken presentasjon? Hva må forberedes?

Når du skriver en oppgave, vil du vite hva du vil gjøre; men etter en helg eller noen dager har det du vil oppnå blitt gjørmete og uklart. Det er langt bedre å skrive Snakk med Tim om neste ukes tur til Berlin eller utarbeide en oversikt over neste ukes presentasjon for styret . Visst, det kan ta noen sekunder mer å skrive de ekstra ordene, men du vil takke deg selv senere når du kommer til å gjøre oppgaven.

Skriveoppgaver som dette gjør det veldig klart hva du vil gjøre . Og når du setter deg ned for å begynne arbeidet ditt, vil du vite nøyaktig hva som er involvert i å gjøre disse oppgavene, slik at du kan ta bedre beslutninger om hva du skal jobbe med.Reklame

Det sparer også mye tid fordi klarheten betyr at du vil kunne få de riktige filene og komme i gang med en gang, i stedet for å måtte bruke noen minutter på å huske hva du trenger å gjøre.

2. Ikke dato tilfeldig oppgaver

Det er veldig fristende å legge til en dato for hver oppgave du skriver - du vil ikke glemme å gjøre det, gjør du ikke det? - Problemet med å tilfeldig datere hver oppgave du legger på oppgavelisten din, er at du ender opp med en overveldende daglig liste over oppgaver som ikke trenger å gjøre den dagen du har valgt, og enten vil du omorganisere oppgaver, eller så vil du bare ignorere dem.

I stedet, bli mer strategisk. Sett bare en dato på en oppgave hvis du har tenkt å gjøre det den dagen. Jeg har sett daglig å gjøre lister med tjue til tretti oppgaver når personen har en dag med rygg mot rygg-møter. Under disse omstendighetene er det ingen måte oppgavene vil bli gjort.

Det er greit å legge en påminnelsesoppgave i den daglige oppgavelisten din - noe sånt som PÅMINNELSE : Gjennomgang Prosjekt X - Trenger noe å gjøre? Eller lag en liste over samtaler for å ringe og ha en daglig oppgave som forteller deg å gå gjennom samtalelisten. Bare jobb med å holde den daglige oppgavelisten håndterbar og realistisk.

Å bruke litt tid hver uke på å planlegge uken din basert på hva som står i kalenderen din, vil hjelpe deg med å holde oppgavelisten mer effektiv. Du kan legge til datoer i oppgavene dine da. Når du har en rolig dag på kontoret uten møter, har du en lengre liste over oppgaver. Hvis du er borte på forretningsreise, kan du redusere antall oppgaver på listen din.

3. Hold din daglige liste ikke mer enn ti oppgaver

Når jeg foreslår dette til folk, ler de ofte av meg. De tror de er mye travlere enn det og må ha minst tjue oppgaver på listen.Reklame

Problemet her er med alle distraksjoner, nødsituasjoner og forstyrrelser du skal få hver dag; du kommer ikke til å få utført de tjue oppgavene. Du vil bli frustrert til slutten av dagen fordi du planlegger om tjuefem til femti prosent av oppgavene du hadde på listen din.

I stedet, på slutten av dagen, bruk rundt ti til femten minutter på å prioritere neste dag. Velg de ti viktigste oppgavene på listen din og fremheve dem på en eller annen måte. Mange å gjøre listen ledere har en måte å flagge oppgaver på, og slik at du kan legge til et flagg til de 10 oppgavene du vil få gjort neste dag.

Ikke bare holder dette deg fokusert på det som er viktig, men det tvinger deg også til å velge de oppgavene som vil ha størst positiv innvirkning på dagen din.

Når du begynner å prioritere oppgavelisten din på denne måten, vil du naturligvis bli mer fokusert og bruke mer av din verdifulle tid på oppgaver som beveger deg fremover på prosjektene dine og dine mål.

4. Gruppere lignende oppgaver sammen

Når du ser på oppgavelisten din, vil du legge merke til at mange oppgaver er like.

Ring for eksempel kundene dine. Hvis du har to eller tre oppgaver på din daglige liste som innebærer å ringe kundene dine, grupperer du disse og gjør dem samtidig. Planlegg et tretti minutter for å ringe og ring dem etter hverandre. På samme måte, hvis du har oppgaver som involverer e-post, grupperer du de også. Du vil finne at du får mye mer gjort, og tankene dine er mye mer fokusert på arbeidet du gjør.Reklame

Det kan bli kaotisk når du bytter mellom forskjellige typer arbeid hele dagen. Det er langt bedre for din effektivitet og produktivitet gjøre lignende oppgaver sammen . Du har de riktige verktøyene (apper, e-post via telefon osv.) Åpne, og det vil spare deg for mye tid.

5. Gjør oppgavelisten din motiverende

Når du skriver oppgaver som å svare på e-post eller foreta oppfølging av kunder, er det ingen reell motivasjon der inne. Det føles bare som om du går gjennom rutinen for å gjøre jobben. Der det er mulig, skriv oppgaver som å få e-postinnboksen til null og ring kundene mine for å sikre at de er lykkelige. Dette kan virke forenklet, men mye av tiden har en oppgaveliste ingen følelsesmessig verdi. Det er bare en liste over arbeid å gjøre.

For å gjøre listen mer inspirerende, skriv oppgaver slik at de vekker en følelsesmessig respons . Å gjøre kundene lykkelige vil være mer motiverende enn å bare ringe dem, for det er jobben din eller å konkurrere med deg selv om å få e-postboksen din til null hver dag, gir litt mer gnist til oppgaven.

En annen måte å gjøre oppgavelisten din mer motiverende på er å hold den daglige listen kort . Som jeg skrev ovenfor, når den daglige oppgavelisten ikke har mer enn ti oppgaver, vil den føles oppnåelig. Hvis den har mellom tjue og tretti oppgaver, vil det bare føles overveldende. Langt bedre å ta en titt på din daglige liste og føle deg inspirert enn å se på listen din og føle deg demotivert.

6. Gjør en ukentlig gjennomgang

For alle som har lest David Allen’s Få ting gjort bok, vil du vite alt om ukentlig gjennomgang. Likevel overrasker det meg hvor mange som hopper over å gjøre det. Hvis du vil at huskelisten din skal forbli effektiv og oppdatert, er det viktig å ha en ukentlig gjennomgang.

I løpet av uken når du løper rundt og gjør ting, vil du savne ting. Vi er mennesker og vi vil glemme å krysse av for oppgaver vi har gjort, vi vil legge til tidssensitive oppgaver og ikke legge til en dato, og vi vil glemme å legge til oppgaver. Den ukentlige gjennomgangen er der du stopper i en time og tar et stort bilde av hva du må gjøre.Reklame

Ideelt sett bør den ukentlige gjennomgangen gjøres på et distraksjonsfritt sted, slik at du bare kan fokusere på arbeidet du må gjøre og planlegge uken etter. Få alle oppgavene dine sammen - du har kanskje skrevet oppgaver i en notatbok og ikke lagt dem til huskelisten din - og fjern oppgaver som enten ikke lenger er behov for eller har blitt utført.

Å gjøre en ukentlig gjennomgang gir deg full kontroll. Det lar deg holde deg oppdatert på arbeidet ditt, bestemme hva som må gjøres videre og hva som kan utsettes til et senere tidspunkt. Det er den beste måten jeg vet om starter uken med en plan og en retning og det er en måte å sørge for at du gjør de riktige tingene og ikke blir fanget i mindre oppgaver som ikke beveger deg fremover på prosjektene eller målene dine.

Bunnlinjen

Når det brukes riktig, kan en oppgaveliste være motivasjonen og driveren som driver deg til å gjøre ditt beste arbeid og oppnå fantastiske ting. Det holder deg fokusert på de viktige tingene, og det hindrer deg i å savne oppgaver som ellers kan gå tapt.

Å gjøre lister hjelper deg også med å redusere stress og overvelde, for i stedet for å prøve å huske alt i hodet ditt, har du eksternalisert alt arbeidet du har å gjøre for å frigjøre plass i tankene dine for mer kreative bestrebelser.

La oss oppsummere de viktigste takeawayene:

Skriv oppgaver slik at det er veldig klart hva du må gjøre. Hvis du må ringe noen, kan du legge telefonnummeret til oppgaven for å spare tid på å søke etter nummeret.
Legg til datoer som er meningsfylte og ikke tilfeldige. Når din daglige oppgaveliste bare har oppgaver som må gjøres den dagen, vil du være mye mer fokusert på riktig arbeid.
Tillat bare maksimalt ti til tolv flaggede oppgaver per dag på oppgavelisten din. Dette betyr ikke at du bare gjør disse oppgavene. Hvis du har tid og energi på slutten av dagen, kan du alltid gjøre mer.
Gruppere lignende oppgaver sammen slik at du kan fokusere på hvilken type arbeid du gjør samtidig. Dette er med på å unngå risiko for multitasking .
Skriv ut oppgavene dine slik at de er meningsfylte og motiverende. Du vil se på listen din og være motivert til å bli sittende fast i og gjøre jobben.
Gå aldri glipp av å gjøre en full ukentlig gjennomgang. Dette er limet som holder alt sammen og relevant.