HVORDAN ORGANISERE INFORMASJON OG ORDNE TANKENE

Over 4 millioner blogginnlegg publiseres hver dag.^[1]Det er mye informasjon, og den blir bare større. Mens de aller fleste ikke vil lese så mange blogginnlegg, bruker de fortsatt mye informasjon.

Kanskje ikke gjennom blogginnlegg, men gjennom sosiale medier og nyhetene. Men det endrer ikke det faktum at inntaket av informasjon er større nå. Og noen mennesker har kalt problemene vi møter med dette større inntaket av informasjon som for mye informasjon . Det er alle slags strategier som kan hjelpe oss med å avbøte, men hva skal vi på denne feil måten? Hva om problemet er fordi vi ikke vet hvordan vi skal organisere informasjon?

Jeg tror det er tilfelle når vi vurderer vår egen oppførsel rundt informasjon. Dette forklarer i sin tur hvorfor vi trenger å organisere informasjon og finne metoder for å gjøre det effektivt.

Selv om det ikke er noe galt med mengden tilgjengelig informasjon, er det opp til oss å bestemme hvordan vi bruker den. I så mange tilfeller har folk ikke hatt selvkontroll eller at de ikke har giddet å lære å organisere informasjon. Dette faktum blant noen få andre grunner er hvorfor dette er viktig.

Vi har vokst avhengig av forbruksinformasjon

Som Karol Krol enkelt sagt i en artikkel på Lifehack :

Det eneste faktum at det blir mer og mer informasjon publisert på nettet hver eneste dag, er ikke det faktiske problemet. Bare kvalitetsinformasjonen blir problemet.Mengden episk innhold på Internett i disse dager er så stor at det er praktisk talt umulig for oss å fordøye det hele. Men vi prøver uansett.

Dette skaper en situasjon der vi hele tiden fordøyer informasjon, hovedsakelig fordi vi har fått vite dette . Selv om vi aldri bruker den informasjonen i våre egne liv.

All denne oppførselen er lik ideen om å delta på seminarer som motiverende foredragsholdere eller tankeledere arrangerer. Folk går ut av seminarene og de fleste praktiserer aldri det de lærte.^[to]

Å konsumere informasjon på egen hånd er ikke så annerledes.Reklame

For mye informasjon skaper rot

For en stund siden forklarte jeg et scenario der du leser og fokuserer på en bok på bussen. Plutselig sitter noen i nærheten av deg og er midt i en høy personlig samtale om vennens kjærlighetsliv.

Selv om du er en tilskuer i samtalen, er det fortsatt informasjon og kan skape mye rot. Det ligner på å ha andre distraksjoner på skrivebordet ditt som trekker deg bort fra jobb eller annen produktiv aktivitet.

Men et annet aspekt jeg ikke klarte å ta opp er at rot kan eksistere fra oppbygging også. Når det gjelder informasjon, kan det være mye rot å lese flere artikler om det samme emnet.

Hva slags informasjon er viktig?

Dette innlegget sa at dette er viktig, mens et annet innlegg sa at det ikke var viktig. Hvilken informasjon er relevant her?

Hvilken informasjon bør du internalisere og bruke?

Til slutt skaper informasjonen støy, og det kan være vanskelig for oss å organisere den informasjonen basert på våre følelser og nåværende enheter.

Hvordan organisere informasjon effektivt

Hvordan organisere informasjon kan være enkelt når du har en plan. Det er også en rekke taktikker å vurdere for å best organisere informasjon.

Men det viktigste med informasjon er hvor mye vi bruker, er opp til oss. Vi har full kontroll over informasjonsdietten og hvordan vi distribuerer den.Reklame

1. LATCH-prinsippet

En effektiv metode er en som Richard Saul Wurman utviklet i 1996. I sin bok Informasjonsarkitekt , tok han en tidligere eksisterende teori - Five Hat Racks - og formulerte det som er kjent som LATCH-prinsippet.

Hva betyr det nå? Wurman forklarte:

Informasjon kan være uendelig, men ... Organiseringen av informasjonen er endelig, da den bare kan organiseres av LATCH: Location, Alfabet, Time, Category, eller Hierarchy.

Faktisk handler denne metoden om å organisere informasjon i bredere forstand. Du fokuserer ikke så mye på dine egne prioriteringer, men organiserer informasjonsdietten bedre.

Ifølge Wurman er dette den beste metoden for å organisere informasjon, hovedsakelig fordi han testet prinsippet tusen ganger. Hver gang han prøvde noe annet, gikk han direkte til en av de fem metodene.

Han kan ha en skjevhet siden han er skaperen av dette prinsippet, men det gjør underverker. Jeg hevder dette på grunn av to hovedårsaker:

Først, for å organisere noe, må du først fjerne mange ting du ikke trenger. Når vi går tilbake til rot, skaper det mye støy, og det distraherer oss fra våre nåværende mål og prioriteringer i livet.

For det andre er at organisering lindrer mye angst. Og for å organisere riktig, må det være en slags metode eller system. Det organiserer ikke egentlig hvis det ikke er noen metode for hvordan du sorterer ting.

Det er her LATCH kommer inn. LATCH gir fem metoder som vi kan velge mellom for å organisere hva som helst i våre liv:Reklame

plassering kan brukes i en rekke situasjoner. Det ligner på å gi veibeskrivelse. Vi fokuserer på de mest relevante tingene å være innen rekkevidde. På samme måte bruker vi den også til å vise hvordan ting er knyttet til hverandre.
Alfabet organiserer informasjonen alfabetisk. Dette kan være nyttig når du organiserer en liste over personer og statistikk. Eller kanskje en ordbok med bransjelingo eller offisielle dokumenter.
Tid fungerer bra med kommunikasjon. Informasjon som dreier seg om planlegging av avtaler, eller organisering av prosjekter. Det er bra å bruke denne metoden når du gir trinnvise instruksjoner eller når ting må være i kronologisk rekkefølge.
Kategori er metoden for å organisere informasjon etter likhet eller sammenheng. Tenk tilbake på samlelistene jeg nevnte tidligere.
Hierarki handler om å organisere informasjon som brukes kollektivt for å sammenligne ting. Tenk størrelser på t-skjorter eller hvordan du vil rangere mat eller et produkt eller en tjeneste. Alle bruker den samme beregningen for å organisere informasjon.

Mens folk i de fleste situasjoner bruker flere hatter, gjenstår det fortsatt at vi instinktivt bruker minst en av disse metodene. Enten vi organiserer informasjon eller samler inn, er LATCH-metoden veien å gå.

2. Mind Mapping

Mind mapping er en metode for å fange tanker og organisere dem på en visuell måte. I bransjen har det vært et slags moteord til tross for at få mennesker faktisk har forklart hva det betyr eller hvordan man lager et.

Den overordnede ideen med tankekartlegging er å lage en detaljert oppgaveliste. Du har daglige oppgaver du vil utføre, men det går et skritt lenger.

Tankekarting oppfordrer deg til å tenke på lengre sikt, for eksempel hva du ønsker å gjøre på fem år med noe i livet ditt. Det adresserer ikke i stor grad inntaket av daglig informasjon, men dette er et ekstremt effektivt verktøy for å organisere det som betyr mest for deg.

Dette bekjemper overbelastning av informasjon, ettersom det gir deg en annen måte å evaluere informasjon på. Hvis det er relevant for dine mål og ønsker, kan du skrive det ned. Hvis ikke, fjern det fra tankene dine.

Her er en guide som hjelper deg med å starte tankekartlegging: Hvordan bruke et tankekart for å organisere livet ditt

3. Lag lister

Foruten å bruke de ovennevnte rammene, kan du starte en enkel vane med å bruke post-it-notater eller stort notisblokk for å lage en serie lister. Lag en oppgaveliste hver dag og bruk den til å organisere de viktigste oppgavene for deg å fullføre den dagen.

Hvis du føler behov for å legge til rutinemessige artikler, kan du lage en egen liste med dem. Uansett hjelper lister til å organisere det som må gjøres og gir deg også en følelse av tidsstyring. Tross alt vet du omtrent hvor lang tid noe bør ta deg å fullføre.

4. Lag samlinger

I likhet med listene, lag samlinger også. Det jeg mener med dette er å legge notatene du lager i bestemte informasjonsgrupper. Hvis du for eksempel har mye informasjon om forretningsideer, eller muligheter, kan du skrive dem i en bok eller plassere dem i et digitalt dokument. Hold det skilt fra listen over tips om selvforbedring og tankesett.Reklame

Konsolider også disse samlingene. Kast informasjonen du ikke lenger trenger eller har prøvd før.

5. Prioriter nøkkelinformasjon

De fleste ganger vil blogginnlegg inneholde mye viktig informasjon. Hvis du er typen som konsumerer mye, blir det vanskelig å klare alt. Denne strategien tar ideen om å lage lister til neste nivå.

Ideen er å oppsummere informasjonen eller plassere nøkkelpunktene i en liste du kan konsultere senere. Det trenger ikke å være organisert i en samling eller noe. Tanken er at det blir lettere å fordøye og behandle senere når hjernen din har energi.

Bunnlinjen

I en verden der vi er avhengige av å samle informasjon i oss selv, risikerer vi å bli distrahert og bevege oss lenger bort fra våre sanne prioriteringer.

Ved å lære å organisere informasjon bedre, kan vi fjerne ting vi ikke trenger. Enda bedre, vi kan lære å prioritere ting som er viktigere for våre liv.

Når vi begynner å organisere informasjon og vår oppførsel, blir vi mer i kontroll over livene våre og hva vi slipper inn.