15 STRATEGIER FOR EN EFFEKTIV OPPGAVELISTE

En av de eldgamle produktivitetsteknikkene rundt er den klassiske og effektive huskelisten, og med god grunn. Det er en av de mest produktive måtene for deg og alle andre å få gjort noe. Enten det er en mental liste eller noe du skriver ned, er en oppgaveliste et viktig produktivitetsverktøy.

Samtidig er det et av de mest forvirrende produktivitetsverktøyene rundt. Mange miskrediterer dette av forskjellige grunner og tror ikke at en gjøremålsliste er bra. Men argumentet mitt er at kanskje du og andre ikke lager en effektiv gjøremålsliste, så her vil vi gå gjennom hvordan du får en gjort riktig.

Hvorfor plage med en effektiv oppgaveliste?

Du har brukt dem galt

Før du hopper inn i strategier for å lage en effektiv huskeliste, er det verdt å vite hvorfor du bør bry deg om å lage en. Det første viktige poenget er at mange mennesker har gjort for å gjøre lister feil.

To av de vanligste feilene er:

Folk bruker lister som en måling av om de er produktive eller ikke.
De satte for mange ting på listen.

Det er forståelig hvorfor du eller andre mennesker gjør dette. En oppgaveliste er et produktivitetsverktøy, så det er fornuftig å pile på oppgaver. Hjernen fungerer imidlertid ikke på den måten. Hvis du har mange oppgaver på listen din, føles det som tortur ettersom listen aldri ender.

Først kan det føles hyggelig at du alltid har noe å gjøre, men husk at du bare har så mye tid på en dag. Det er viktig at du legger mer vekt på kvalitetsarbeid i stedet for ren kvantitet.

På det samme notatet, hvis du er noen som har en tendens til å søke validering, kan en oppgaveliste være vanskelig. Det vil være dager der du ikke får alt gjort på grunn av livshendelser. Dette skaper unødvendig press og sender deg inn i en stressvirvel.

Det hjelper deg å holde fokus

Når du bygger en effektiv oppgaveliste, er hovedmålet med disse listene å gi klarhet og fokus. Hvis du har gjort dem galt, har du kanskje lagt merke til at du fokuserer på en oppgave på din gjøremålsliste og får det gjort.

Dette kan bli overskygget av flere elementer på listen din, men du fokuserer på en oppgave i løpet av en gitt tid. Du ser virkelig dette i aksjon når du vurderer å ha en kortere liste.

Jeg forstår at en oppgaveliste ikke er for hver enkelt person, men dette fokuset er nyttig for folk når de starter. Du er fortsatt ikke sikker på målene dine eller veien du vil gå. Du kan også slite med å bestemme neste trinn å jobbe mot.

En oppgaveliste er en guide du kan henvise til den når du trenger det. Videre vil teknikkene som jeg nevner nedenfor gjøre gjørelister mer effektive for deg.

15 strategier for en effektiv gjøremålsliste

Du begynner å se hvor kraftig en oppgaveliste er når du vurderer de forskjellige strategiene du kan innlemme i en. Dette er din å gjøre-listen, så velg blant strategiene nedenfor for å finne det som passer deg. Hvis du ikke er sikker, ikke vær redd for å eksperimentere og mishmash flere kombinasjoner.

Husk at veien til suksess er en med mange forgreningsveier, så metodene du bruker er ditt valg.Reklame

1. Bryt listen i to deler

Den første strategien er å dele en liste i to deler. Disse to delene kalles dagbøker og gjøremål.

Dailies er hverdagsoppgavene du vil utvikle mer. Hvis du for eksempel vil gjøre en vane med å trene om morgenen, kan en daglig oppgave være å følge en 15-minutters treningsrutine eller gå en times tur.

Dine å gjøre er ikke-daglige oppgaver som du trenger for å få gjort på et eller annet tidspunkt. Kanskje du trenger å utarbeide en rapport på jobben eller lage en presentasjon. Du kan sette det i din å gjøre-kolonnen.

Dette er en effektiv strategi fordi den sparer alt rotet som folk trekker mot. Som nevnt før, fyller folk listene sine, og mye av det er vanligvis oppgaver de vil gjøre uansett, som å shoppe dagligvarer eller sende barna av hos en venn.

2. Sett en begrensning på varene

Hvis du synes å dele listen din i to deler for mye, vil jeg foreslå kortfattethet for å være en dyd når du lager disse listene. Du kan angi et hvilket som helst antall elementer, men nøkkelen er at du har en bestemt grense i tankene. Noen mennesker har ikke mer enn syv, mens andre går så lavt som tre. Gjør det som gjør at du føler deg komfortabel.

Tanken bak dette er å begrense de viktigste oppgavene du trenger for å utføre den dagen. Selvfølgelig er det andre ting du vil gjøre i løpet av dagen, og det er greit, men du vil prioritere elementene som du må gjøre før dagen er ferdig.

3. Bruk sjekklister for komplekse oppgaver

Hvis du allerede lager smale lister, men legger inn tøffere oppgaver, er mitt forslag å bryte oppgaven. Enten det er fullstendige trinn du må ta eller å notere viktige detaljer som må være til stede, er det opp til deg.

Uansett kan du sikre at du får alt gjort på riktig måte, og at du ikke savner noen viktige detaljer eller trinn.

4. Takle MIT først

MIT er den viktigste oppgaven. En annen måte å se på dette er å takle den største og mest skremmende oppgaven først^[1]. Hvorfor du vil gjøre dette, går tilbake til hvordan hjernen vår fungerer.

Du kan føle deg tvunget til å gjøre de enklere oppgavene først før du kommer til den større oppgaven, men problemet er at disse oppgavene - til og med de enkle - tapper energien din. Videre, hvis du har en veldig stor oppgave å fullføre, er sjansen stor for at du kommer til å tenke på deg i løpet av dagen. Det betyr at du bruker mer energi bare på å tenke på det.

Alt dette ville ikke være et problem hvis den store skremmende oppgaven ble behandlet først om morgenen.

5. Lag en ferdig liste

En annen interessant tilnærming å vurdere er å ha en ferdig liste. Dette er en liste over oppgavene du har fullført fra din oppgaveliste. Mange synes det er tilfredsstillende å bare krysse et element utenfor listen og være ferdig med det, men avhengig av hva du legger på disse listene, kan en ferdig liste være inspirerende.

Tenk deg om du er noen som legger vanskelige oppgaver over gjennomsnittet på dine to do-lister, aktiviteter som det tar en time eller to å fullføre ordentlig. Dette kan inspirere deg til å gjøre mer hvis du etter en arbeidsdag merker hvor mye du oppnådde i løpet av dagen via denne listen.Reklame

6. Gjør listen din enkel å få øye på

Fra fargerikt papir til å legge det ut på et åpenbart sted, vil du at listen din skal være på et sted hvor du lett kan få øye på den. Husk deg, du trenger ikke å ha denne listen foran deg hele tiden, da det kan skape unødvendig stress. Men å sette den til den ene siden er en fin idé - et blikk til siden, og du vet nøyaktig hva som må gjøres.

7. Legg til spillelementer i den

Hvis det ikke er noe med penn og papir når du lager huskelister, er det flere apper som kan veilede deg også. Skjønnheten i å gjøre listeapper er at det er mer rom for kreativitet, og noen av utviklerne innlemmer spill i dem.

For eksempel har Todoist et prestasjonssystem der enkeltpersoner tjener merker når de fullfører flere oppgaver. Det er også Bounty Tasker, som får deg til å føle at oppgavene dine er sideoppdrag i et videospill.

8. Gi deg selv frister

Arbeidet utvides for å fylle den tildelte tiden.

Det er en gammel filosofi som fortsatt stemmer med hvordan vi er produktive. Si for eksempel at du har tildelt deg å skrive en rapport, og du får en uke til å gjøre det. Du vil sannsynligvis jobbe med det jevnlig gjennom hele uken. Eller hvis du er en utsetter, vil du utsette den til kvelden før og fullføre den.

Men hva om du får den samme oppgaven og bare har tildelt en time til å fullføre den? Du vil sannsynligvis få utført rapporten, men du vil prioritere de viktigste, viktige punktene og fremheve dem i stedet for å fylle den med unødvendig lo.

Hele poenget med dette er at med målene dine og elementene på din gjøremålsliste, vil du har tidsfrister . Når det gjelder å gjøre lister, er mitt forslag å gi deg selv en dag til å fullføre oppgavene der. Dette er nok press og insentiv til at du kan jobbe hardt med dem.

9. Legg til oppgaver når de er friske

En annen strategi er å tildele deg selv oppgaver selv når du jobber med noe annet. Husk at det ikke er noe du må gjøre akkurat nå, men dette kan hjelpe mennesker som sliter med å tenke på hva de skal fokusere på videre.

Dette er i samme retning som når du hører noe interessant og skriver det ned. Det er en klok ting å gjøre, da det sparer deg for å måtte dvele ved den ideen i stedet for å fokusere på oppgaven. Det sparer deg også fra å måtte huske hva oppgaven er hvis du er typen som skriver opp neste dags oppgaveliste på slutten av dagen.

10. Vær komfortabel med å revidere oppgavelisten din

Avhengig av din generelle tankegang, er en annen god strategi å se på din gjøremålsliste og gjøre endringer i den. Hvis du praktiserer den forrige strategien, kan det være en mulighet for at oppgavelisten din blir lang, og du setter urealistiske forventninger om at du kan fullføre det hele.

Ved å gi deg selv muligheten til å revidere listen over gjøremål, lar du deg spre oppgavene dine i stedet for å få dem til å klumpe seg sammen. Dette hjelper tankegangen din, siden du ikke blir overveldet av listen.

11. Skriv oppgaver, ikke mål

Du bør ha separate lister for oppgavene og målene dine. Tanken er å ikke sette mål på oppgavelisten i det hele tatt.

Mens oppgaver kan hjelpe deg med å føre til målene dine, er målene større ønsker og ikke noe du kan oppnå i løpet av dagen. For eksempel er å lære å snakke fransk et mål; du kan imidlertid dele det inn i en oppgave ved å si at du leser fransk innhold i 15 minutter eller ser en film på fransk.Reklame

Dette strekker seg også til mål også. Du kan se disse som milepæler. Å gå tilbake til eksemplet med å snakke fransk, kan et mål være å diskutere favorittmatene mine med noen på fransk. Det er ønsket resultat du leter etter fra praksis.

12. Hold to Do-lister kort

Her betyr kortfattet skannelig ved at du raskt kan se på listen og vite hva som må gjøres. Hvordan du kan gjøre dette er å fokusere på nøkkelordene til spesifikke oppgaver og ikke dra dem ut. Si for eksempel at garasjen din er et rot, og at du vil rydde opp. I stedet for å skrive en lang setning, hold den kort og skriv noe som ren garasje i 30 minutter. eller rett og slett ren garasje.

Med denne strategien bruker du mindre tid på å skrive oppgaven når du lager huskelisten. Videre stoler du på utløserord for å få tankene dine til å huske spesifikke detaljer for den oppgaven.

13. Ha flere lister

Som nevnt ovenfor, er det en god idé å ha separate lister for forskjellige ting, som å ha en egen liste for mål, mål, daglige oppgaver og å gjøre. En annen måte du kan se på det er å ha et system der du konsulterer fra tre lister.

Disse listene er:

En mesterliste

Dette er hvor noen av dine langsiktige mål er, ting som å flytte til et nytt hus, komme ut av gjeld eller bygge en bedrift. Dette er ting som vil ta et år eller mer å oppnå.

En ukentlig prosjektliste

Dette er ting du vil oppnå innen slutten av uken. Dette er ting som vil bevege nålen sakte mot noen av elementene på hovedlisten din. Fra forrige eksempel kan disse være å forske på å få et virksomhetslån, husjakt eller å opprette en sparekonto.

En høyeffektliste

Til slutt er dette oppgaver som må utføres i dag. Om de er relatert til de to foregående listene eller ikke, spiller ingen rolle. Det er her høyt prioriterte oppgaver plasseres. Eksempler kan være å ringe bestemte personer eller jobbe med et prosjekt eller en rapport som snart skal utgis.

Ved å ha disse listene på plass, vil du ofte henvise til den ukentlige prosjektlisten og den store effekten og bestemme om en ukentlig oppgave skal flyttes til den listen.

Når du gjør det, vil du begynne å legge merke til hvor mye ditt daglige liv har innvirkning på de målene som er skrevet på denne hovedlisten. Det kan være inspirerende siden det du gjør aktivt bringer deg nærmere målene dine.Reklame

14. Ikke øk vanskeligheter før du er klar

Noen av de nevnte strategiene kan virke lette på overflaten, men de krever mye mental styrke. Motivasjon er en uvanlig ting, og hjernen vår er koblet til å behandle en bestemt måte. Hvis du leter etter ekte forandring og noe som fester seg, er det beste prinsippet å holde ting enkelt og lett i begynnelsen.

Det kan være et drag, men du skjønner ikke ofte hvordan disse babytrinnene kan spille en avgjørende rolle for at du kan begynne å løpe og jage drømmene dine. Ikke skamme deg hvis du må begynne med enkle oppgaver for deg selv. Selv å gå tilbake til daglige oppgaver som du gjør uansett som å dusje, vaske eller kjøpe mat er en god måte å starte.

Når du først legger disse elementene på listen, føles det som om du har hatt en produktiv dag. Derfra kan du utfordre deg selv med vanskeligere oppgaver. Innlemme en treningsrutine eller bruk en halvtime på en oppgave som betyr noe for deg.

Ideen er å lette deg selv i en rutine, slik at du ikke føler deg overveldet.

15. Mål tiden din

Den siste strategien som kan hjelpe deg er å måle tiden din. Hvor lang tid tar det deg å fullføre en bestemt oppgave? Du trenger ikke å gå etter spesifikasjoner, men legg merke til å ta tid i løpet av en uke og få gjennomsnittlig tid brukt på den oppgaven.

Hvorfor er dette viktig? Denne informasjonen kan brytes ned på to måter.

Den første måten er å bruke den som en markør for å øke effektiviteten. Avhengig av oppgaven, kan du finne nye måter å oppnå de samme resultatene på kortere tid.

Det lar deg også vite hva du kan gjøre på en gitt dag. Hvis du vet at det tar en times tid å gå gjennom hele morgenrutinen, vil du være mer bevisst på hvordan du beveger deg gjennom den rutinen.

Videre, hvis du vet hvilke oppgaver du skal gjøre neste dag, kan du bedre administrere tiden din, siden du vet omtrent hvor lang tid det tar å få gjort alt.

Siste tanker

Å bygge en effektiv huskeliste er ikke så lett som det virker. Det er alle slags unike strategier å prøve ut, noen mer utfordrende enn andre. Men hvis du er motivert til å bruke dette produktivitetsverktøyet for å gjøre livet enklere, blir det lettere. Alt du trenger å gjøre er å fortsette å gjøre krefter og eksperimentere og revurdere når det er nødvendig. Så kom i gang med oppgavelister i dag.