Du tror kanskje at du ikke har tid til kontororganisering, men hvis du virkelig visste hvor mye tid denne uorganiseringen kostet deg, vil du revurdere.

Omorganisering og flytting av bunker teller av og til ikke. Rydding av skrivebordet gjør du ikke, hvis du sveiper rotet i en søppel eller en skrivebordsskuff.

Et relativt pent og ordnet kontorlokale rydder vei for høyere produktivitet og mindre bortkastet tid.

Å organisere kontoret ditt trenger ikke ta dager, det kan gjøres litt om gangen. Å opprettholde et organisert kontor er faktisk mye mer effektivt hvis du behandler det som et pågående prosjekt, i stedet for et massivt angrep.

Så hvis du er klar til å komme i gang, vil følgende organiseringstips hjelpe deg med å forvandle kontoret til et effektivt arbeidsområde.

1. Tøm kontoret ditt

Fjern rot, tom, makuler, kvitt deg med alt du ikke trenger eller vil ha. Se deg rundt. Hva har du ikke brukt på en stund?

Ta ett område av gangen. Hvis det ikke fungerer, kan du sende det ut for reparasjon eller kaste det. Hvis du ikke har brukt det på flere måneder og ikke kan tenke på når du faktisk trenger det, går det ut. Dette gjelder møbler, utstyr, forsyninger osv.Reklame

Ikke glem knick-knacks, planter (ekte eller kunstig) og dekorasjoner - hvis de er dekket av støv og får kontoret til å se loslitt ut, er de fair game.

2. Samle og omfordele

Samle hvert element som ikke er der det hører hjemme, og legg det der det gjør det.

3. Etabler arbeidssoner

Bestem hvilken type aktivitet som skjer i hvert område på kontoret ditt. Du har sannsynligvis et hovedarbeidsområde (sannsynligvis skrivebordet ditt), et referanseområde (arkivskap, hyller, permer,) og et forsyningsområde (skap, hyller eller skuffer.)

Plasser riktig utstyr og forsyninger så mye som mulig i riktig område.

4. Lukk nærhet

Plasser utstyret og utstyret du bruker mest innen rekkevidde. Ting du sjelden bruker kan lagres eller legges vekk.

5. Få en god etiketter

Velg en etikettprodusent som er enkel å bruke. Ta deg tid til å merke hyller, hyller, kurvskuffer. Ikke bare vil det minne deg om hvor ting går, men det vil også hjelpe andre som kan ha behov for å finne, bruke eller legge bort noe i arbeidsområdet ditt.

6. Revider arkivsystemet

Når vi beveger oss helt inn i den digitale tidsalderen, har behovet for å lagre papirfiler blitt redusert.Reklame

Hva kan du lagre digitalt? Du dupliserer filer? Du kan kanskje eliminere noen av filene og mappene du har brukt tidligere. Hvis du lagrer filer på datamaskinen din, må du sørge for å ta regelmessige sikkerhetskopier.

Her er noen lagringsideer for å lage et jevnt arkivsystem:

• Opprett en møtemappe - Legg alle tingene som skal diskuteres der sammen med ting som må leveres, rapporter som må gis osv. Det vil hjelpe deg å være forberedt på møter og spare deg for stress selv om et møte flyttes opp .
• Opprett en WOR-mappe - Så mye av de rotete papirene våre er ting som er på vent til noen andre reagerer eller handler. Corral dem i en WOR (Waiting on Response) -mappe. Sjekk det noen få dager for utestående handlinger du kanskje trenger å følge opp.
• Oppbevaringsbokser - Bruk billige oppbevaringsbokser for å holde arkiverte filer og få dem ut av din nåværende filplass.
• Magasinbokser - Bruk magasinbokser eller permer til å lagre magasiner og kataloger du virkelig vil lagre. Forsikre deg om at du virkelig trenger dem for referanse eller forskning, ellers resirkuler dem, eller gi bort.
• Lesemappe - Angi en fil for utskriftsartikler og dokumenter du ikke vil ha, og som ikke haster.
• Arkiv filer - Når et prosjekt er fullført, setter du alt materialet sammen og arkiverer det. Hold arbeidsmappene dine under prosjekter.
• Fil hver uke - Ikke la arkivene dine hoper seg opp. Legg papirene dine i en Til fil-mappe og arkiv alt en gang i uken.

Lær flere tips om hvordan du organiserer filene dine her: Slik organiserer du filene for bedre produktivitet

7. Rydd av pulten

Fjern alt, rengjør det grundig og sett bare tilbake de tingene som er viktige for daglig bruk.

Hvis du har problemer med å fjerne ting, denne Declutter Formula vil hjelpe deg med å kaste ting uten å angre senere.

8. Organiser skrivebordet ditt

Nå som du har strømlinjeformet skrivebordet, er det lurt å organisere det.

Bruk skrivebordsarrangører eller containere til å organisere elementene på skrivebordet ditt. Bruk skuffer til papir, beholdere til mindre gjenstander.Reklame

Ikke glem skrivebordet! Forsikre deg om at filene eller bildene er i organiserte mapper. Jeg anbefaler deg å rydde skrivebordet hver dag før du forlater jobben.

9. Organiser skuffene dine

Sett gjenstander som brukes sammen i samme skuffeplass, frimerker med konvolutter, klissete pads med notisblokker osv.

Bruk skuffearrangører til små gjenstander - binders, stifter osv. Bruk en egen skuff til personlige gjenstander.

10. Separate innbokser

Hvis du jobber regelmessig med andre mennesker, kan du opprette en mappe, skuff eller innboks for hver enkelt.

11. Tøm haugene dine

Forhåpentligvis vil du ikke lage papirbunker med det nye, organiserte kontoret ditt, men du må fortsatt sortere gjennom de gamle.

Gå gjennom haugen (litt om gangen om nødvendig) og legg den på riktig sted eller dump den.

12. Sorter e-post

Ikke bare post i en haug for å bli sortert eller rifle gjennom og ta ut bitene du trenger akkurat nå. Sorter det så snart du får det - Å handle, Å lese, Å arkivere, Å delegere eller avlevere. .Reklame

13. Tilordne kasseringsdatoer

Du trenger ikke å beholde hvert papir på ubestemt tid. Merk av på filer eller dokumenter når de kan kastes eller makuleres.

Noen juridiske eller økonomiske dokumenter må oppbevares i spesifisert tid. Sørg for at du vet hva disse kravene er.

14. Filtrer e-postene dine

Noen e-poster er viktige å lese, andre er bare ikke så viktige.

Når du bruker filtersystemet til å merke forskjellige typer e-poster, vet du hvilken prioritet de har og hvilken du skal svare på først.

Ta en titt på disse tipsene for å oppnå innboks null: Den ultimate måten å komme til Inbox Zero

15. Rett opp skrivebordet

På slutten av dagen, gjør en rask retting, så du har en ren start neste dag.

Bunnlinjen

Bruk ett tips eller prøv dem alle. Mengden innsats du legger ned for å skape og vedlikeholde et effektivt arbeidsområde, vil lønne seg i stor grad.Reklame

I stedet for å bruke tid på å lete etter ting og stokke hauger, vil du kunne bruke tiden din ... vel ... jobber og du vil glede deg over å være rotløs!

Mer organisering av hack

• Slik organiserer du livet ditt: 10 vaner med virkelig organiserte mennesker
• Hvordan du kan miste livet ditt og redusere stress (Den ultimate guiden)
• Ett spørsmål for å hjelpe deg med å mislykkes med noe

Fremhevet fotokreditt: Alesia Kazantceva via unsplash.com