Mannen min planlegger en konferanse akkurat nå, og samtidig begynner jeg å organisere et engangsarrangement. Begge føler oss ganske skremmende, så jeg trodde det kunne være nyttig for oss - og andre - å strømlinjeforme prosessen i ti enkle trinn.

1. Bestem hvorfor

Sett deg ned med partnerne dine (hvis du har dem) og snakk gjennom konferansens sluttmål. Er det for å generere inntekter? Sikre deg nye kunder? Få publisitet? Husk dette målet når du går gjennom resten av listen.Reklame

2. Lag din ønskeliste

Hvordan ville konferansen din se ut i en ideell verden? Skriv ned detaljer som plassering, høyttalere, antall og kvalitet på deltakerne, mat og morsomme aktiviteter.

3. Lag et budsjett

Hvordan vil du betale for arrangementet ditt? Undersøk eventuelle ressurser du kan bruke gratis (for eksempel donert plass) og hva du kan belaste deltakerne for å dekke kostnadene og fremdeles tjene penger (hvis det er et mål). Lag et budsjett-regneark som viser de viktigste kostnadspostene på ønskelisten din - utleie av sted, personale, høyttalere, måltider, skilting, audiovisuelt utstyr, trykte materialer, gave og morsomme tilleggsutstyr. Ikke glem å ta med kostnader for markedsføring av arrangementet, for eksempel et nettsted, og bygg inn en pute på 10 til 15 prosent i tilfelle utgifter går over.

4. Velg praktisk

Kostnader vil åpenbart være en faktor i å velge hvor arrangementet ditt skal holdes og hvilke tjenester du skal tilby, men det vil også delta. Du vil velge et sted som er i samme by som mange deltakere, eller i nærheten av det.Reklame

Din ideelle høyttaler kan være Donald Trump, men realistisk sett må du sannsynligvis gå med et billigere alternativ. Et feriested er absolutt tiltalende, men har det nok møte- og personlige rom, og vil deltakerne nyte lokaliteten nok til å betale en premie?

Vurder å avstemme deltakere fra tidligere hendelser som din for å forstå hva som er viktigst når du deltar på en slik konferanse, og foreta valg basert på denne tilbakemeldingen.

5. Arbeid med leverandører

Begynn å jobbe med tjenesteleverandørene av elementene i budsjettarket ditt så tidlig som mulig. Forstå hva som blir gitt i hvert tilfelle, og gjennomgå kontrakter og avbestillingsregler nøye (for eksempel må du vite om hotellet vil tilby A / V-utstyr og støtte i møterommene, eller om du trenger å ta med deg selv) . Hvis du har behov for en spesifikk leverandør, anbefaler jeg å ta kontakt med Convention and Visitors Bureau i destinasjonsbyen din.Reklame

6. Finn høyttalere

Ta kontakt med nettverket ditt for å identifisere høyttaleren (e) som best vil hjelpe deg med å nå konferansens mål og er innenfor budsjettet ditt (ikke spør eller forvent at profesjonelle foredragsholdere vises gratis). Gjennomgå demo-videoer og snakk med folk som har hørt denne høyttaleren før. Når du kommuniserer med en høyttaler, må du gi henne rikelig med detaljer slik at hun kan tilpasse kommentarene til publikum, og sørge for at du følger med på reisearrangementene og andre behov.

7. Sett dagsorden

Lag en detaljert tidslinje for konferansen din som starter tidlig (08:00 er rimelig) og slutter tidlig (16:00). Planlegg en blanding av formelle høyttalere, workshops i liten gruppe og gratis nettverkstid. Planlegg å mate deltakerne dine med noen timers mellomrom, enten med et komplett måltid eller en snack. Etter at dagsordenen er fullført, bør du vurdere å være vert for en middag på en nærliggende restaurant eller lokal underholdning som en tur.

8. Marker arrangementet ditt

Lag en logo og fargevalg for arrangementet ditt, og vis det på et eventnettsted med online registrering. Samle troppene dine for å spre ordet via e-post og gjesteposter i elektroniske medier rettet mot publikum. Bruk eventuelt nettsteder for lokale begivenhetsoppføringer. Vurder å tilby rabatter til organisasjoner som sender mer enn én deltaker.Reklame

9. Planlegg en stressfri dag av

Kommuniser aktivt med deltakerne og leverandørene dine på forhånd, slik at de vet hvor de skal være og hva de kan forvente. Få kontaktinformasjonen og sørg for at de har din. Tur gjennom anlegget før konferansen begynner å sørge for at de ansatte er på plass og at alt er i orden. Når ting går ned og fakturaer kommer inn, må du gjennomgå dem linje for linje slik at du kan løse tvister på stedet.

10. Evaluer arrangementet ditt

Nå som du er klar til å delta i begivenhetsplanleggingsvirksomhet på heltid, la oss se hva du kan lære neste gang. La deltakerne dine fylle ut et papir eller elektronisk evalueringsskjema og se etter vanlige tilbakemeldinger.

(Fotokreditt: på seminar via Shutterstock) Reklame